อีคอมเมิร์ซเฟอร์นิเจอร์ดีไซเนอร์: พลิกโฉมการดำเนินงานซัพพลายเออร์ใน 8 สัปดาห์ ด้วย AI ลดงานที่ต้องทำด้วยมือลง 70% ในส่วนงานจัดซื้อ คลังสินค้า และการเงิน

ความท้าทาย

การดำเนินงานด้านซัพพลายเออร์ของลูกค้าเคยถูกจัดการด้วยเครื่องมือที่เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็ก เช่น อีเมล สเปรดชีต และพนักงานที่มีประสบการณ์ซึ่งจดจำขั้นตอนการทำงานได้ เป็นเวลาหลายปีที่วิธีนี้ใช้ได้ผลดี เนื่องจากทีมงานมีความเชี่ยวชาญและกระบวนการเป็นที่คุ้นเคย แต่เมื่อธุรกิจขยายตัว มี SKU มากขึ้น ซัพพลายเออร์มากขึ้น และปริมาณคำสั่งซื้อที่เพิ่มขึ้น เครื่องมือเดิมๆ เหล่านี้กลับกลายเป็นข้อจำกัดเชิงโครงสร้าง ความเป็นจริงในแต่ละวันคือ: อีเมลจากซัพพลายเออร์สะสมอยู่ในกล่องจดหมาย ซึ่งต้องมีการตรวจสอบและดำเนินการด้วยตนเอง ใบแจ้งหนี้มาในรูปแบบเอกสาร PDF ที่ต้องอ่านและป้อนข้อมูลซ้ำเข้าสู่ระบบภายใน การยืนยันคำสั่งซื้อ การอัปเดตการจัดส่ง และการแจ้งเตือนคลังสินค้าเคลื่อนที่ผ่านช่องทางที่แยกจากกัน โดยไม่มีแหล่งข้อมูลเดียวที่เชื่อถือได้ ทีมงานที่รับผิดชอบด้านการจัดซื้อ การจัดการคลังสินค้า และการเงิน ต่างมีข้อมูลสถานะซัพพลายเออร์เพียงบางส่วน แต่ไม่มีระบบที่ใช้ร่วมกัน ผลที่ตามมาสามารถคาดเดาได้: ข้อผิดพลาดในการป้อนข้อมูลด้วยตนเอง, การประมวลผลใบแจ้งหนี้ล่าช้า, ความยากลำบากในการจับคู่คำสั่งซื้อกับการจัดส่ง, และทีมงานที่ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการประสานงานมากกว่าการตัดสินใจ การขยายแนวทางนี้ต่อไปนั้นไม่สามารถทำได้ สิ่งที่ทำให้ความท้าทายนี้มีความน่าสนใจทางเทคนิคคือข้อจำกัดจากฝั่งซัพพลายเออร์ บริษัทไม่สามารถบังคับให้ซัพพลายเออร์เปลี่ยนวิธีการสื่อสารได้ เนื่องจากหลายรายมีรูปแบบและระบบของตนเองอยู่แล้ว โซลูชันใดๆ จะต้องปรับให้เข้ากับพฤติกรรมของซัพพลายเออร์ ไม่ใช่ในทางกลับกัน สิ่งนี้ทำให้การบังคับใช้ EDI แบบง่ายๆ ไม่ใช่ทางออก และชี้ให้เห็นว่าระบบอัตโนมัติอัจฉริยะคือหนทางข้างหน้า

แนวทาง

Gradion ได้ส่งทีมผู้เชี่ยวชาญ 3 ท่าน ประกอบด้วย ที่ปรึกษาด้านเทคนิค, PM/PO และวิศวกร AI เข้าปฏิบัติงาน โดยมีเป้าหมายที่ชัดเจนภายใน 8 สัปดาห์: ออกแบบและส่งมอบระบบบริหารจัดการคำสั่งซื้อจากซัพพลายเออร์แบบรวมศูนย์ ซึ่งจะกลายเป็นหัวใจสำคัญในการดำเนินงานสำหรับทุกขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับซัพพลายเออร์ หลักการออกแบบคือการรวมศูนย์ข้อมูล การติดต่อสื่อสารกับซัพพลายเออร์ของลูกค้า ไม่ว่าจะเป็นคำสั่งซื้อ, การยืนยันคำสั่งซื้อ, ใบแจ้งหนี้ และการอัปเดตข้อมูลคลังสินค้า จะถูกรวบรวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ทำให้ทุกทีมที่เกี่ยวข้องสามารถเห็นสถานะของซัพพลายเออร์ได้อย่างครบถ้วนในทุกขณะ สิ่งนี้ช่วยแก้ปัญหาการมองเห็นข้อมูลข้ามทีม โดยไม่จำเป็นต้องปรับเปลี่ยนกระบวนการทำงานทั้งหมด ความก้าวหน้าทางเทคนิคที่สำคัญคือการผสานรวมโซลูชันประมวลผลเอกสารที่ขับเคลื่อนด้วย AI เพื่อจัดการกับไฟล์ PDF แทนที่จะกำหนดให้ซัพพลายเออร์ต้องส่งข้อมูลในรูปแบบที่มีโครงสร้าง ระบบนี้ถูกสร้างขึ้นเพื่อรองรับไฟล์ PDF ในรูปแบบที่ซัพพลายเออร์ต้องการ และสามารถดึงข้อมูล, ตรวจสอบความถูกต้อง และส่งต่อข้อมูลที่เกี่ยวข้องได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลในใบแจ้งหนี้, รายการสินค้า, วันที่จัดส่ง และข้อมูลอ้างอิงคำสั่งซื้อ จะถูกวิเคราะห์และจับคู่โดยไม่ต้องอาศัยการแทรกแซงจากมนุษย์ กลไกนี้ช่วยลดภาระงานด้วยตนเองที่เคยต้องใช้ทีมงานภายในของบริษัทลงได้ถึง 70% แพลตฟอร์มนี้ถูกผสานรวมเข้ากับขั้นตอนการทำงานเดิมขององค์กรอย่างระมัดระวัง เพื่อหลีกเลี่ยงการหยุดชะงักของกระบวนการที่จัดตั้งขึ้นในช่วงการเปลี่ยนผ่าน พฤติกรรมของซัพพลายเออร์ไม่เปลี่ยนแปลง เนื่องจากพวกเขายังคงใช้รูปแบบและวิธีการสื่อสารที่คุ้นเคย ความอัจฉริยะทั้งหมดอยู่ที่ฝั่งลูกค้า ประโยชน์รองที่ได้รับคือข้อมูลที่ถูกจัดเก็บและจัดโครงสร้างภายในระบบ: การติดตามประสิทธิภาพของซัพพลายเออร์แบบเรียลไทม์ และข้อมูลคำสั่งซื้อย้อนหลังที่บริษัทสามารถนำไปใช้ในการคาดการณ์ความต้องการและการบริหารความเสี่ยงในการจัดซื้อจัดจ้าง แพลตฟอร์มนี้ไม่เพียงแต่อัตโนมัติการทำงานในปัจจุบัน แต่ยังสร้างสินทรัพย์ข้อมูลที่ช่วยปรับปรุงการวางแผนในอนาคต