Thương mại điện tử cho nội thất thiết kế: Chuyển đổi vận hành nhà cung cấp trong 8 tuần. AI loại bỏ 70% công việc thủ công trong mua sắm, kho bãi và tài chính.

Thách thức

Hoạt động quản lý nhà cung cấp trước đây được vận hành bằng những công cụ phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ hơn: email, bảng tính và đội ngũ giàu kinh nghiệm ghi nhớ quy trình bằng kinh nghiệm thực tế. Cách làm này từng hiệu quả, nhưng khi số lượng SKU, nhà cung cấp và đơn hàng cùng tăng lên, nó bắt đầu trở thành một điểm nghẽn mang tính cấu trúc. Trong thực tế hằng ngày, email từ nhà cung cấp liên tục dồn vào hộp thư; hóa đơn đến dưới dạng PDF rồi phải đọc và nhập lại bằng tay; xác nhận đơn hàng, cập nhật giao hàng và thông báo kho bãi đi qua nhiều kênh rời rạc mà không có một nguồn dữ liệu thống nhất. Các đội ngũ mua sắm, kho bãi và tài chính đều chỉ nhìn thấy một phần tình hình, nhưng không có cùng một hệ thống để cùng hành động. Hệ quả là lỗi nhập liệu thủ công, xử lý hóa đơn chậm, khó đối chiếu đơn hàng với giao hàng và quá nhiều thời gian bị tiêu tốn cho điều phối thay vì phán đoán nghiệp vụ. Điểm khó nhất nằm ở chỗ doanh nghiệp không thể ép nhà cung cấp thay đổi cách họ giao tiếp hay định dạng tài liệu; giải pháp phải thích ứng với hành vi của nhà cung cấp, không phải ngược lại. Vì vậy, một yêu cầu EDI đơn giản không đủ, còn tự động hóa thông minh mới là hướng đi hợp lý

Giải pháp

Gradion triển khai một đội ngũ 3 người gồm Cố vấn kỹ thuật, PM/PO và Kỹ sư AI, với mục tiêu rõ ràng trong 8 tuần: thiết kế và bàn giao một hệ thống quản lý đơn hàng nhà cung cấp tập trung, đóng vai trò xương sống vận hành cho toàn bộ quy trình làm việc với nhà cung cấp. Nguyên tắc cốt lõi là hợp nhất: đơn hàng, xác nhận đơn hàng, hóa đơn và cập nhật kho bãi đều đi qua một nền tảng duy nhất để mọi bộ phận liên quan có cùng một góc nhìn về trạng thái nhà cung cấp. Đột phá kỹ thuật nằm ở việc tích hợp giải pháp xử lý tài liệu ứng dụng AI cho PDF. Thay vì buộc nhà cung cấp gửi dữ liệu có cấu trúc, hệ thống chấp nhận PDF theo đúng định dạng quen thuộc của họ, rồi tự động trích xuất, xác thực và điều phối thông tin cần thiết. Các trường hóa đơn, dòng mặt hàng, ngày giao hàng và mã tham chiếu đơn hàng được phân tích và đối chiếu mà không cần can thiệp thủ công. Chính cơ chế này đã loại bỏ 70% công sức thủ công mà trước đó đội ngũ nội bộ phải gánh. Nền tảng cũng được tích hợp cẩn thận vào quy trình hiện hữu để tránh làm gián đoạn vận hành trong giai đoạn chuyển đổi. Nhà cung cấp vẫn làm việc theo định dạng và phương thức liên lạc quen thuộc; toàn bộ lớp “thông minh” được đặt ở phía khách hàng. Một lợi ích quan trọng khác là dữ liệu sau khi được cấu trúc hóa có thể dùng để theo dõi hiệu suất nhà cung cấp theo thời gian thực, dự báo nhu cầu và quản lý rủi ro mua sắm tốt hơn