Thương mại điện tử nội thất thiết kế: Chuyển đổi vận hành nhà cung cấp trong 8 tuần. AI loại bỏ 70% công việc thủ công trong mua sắm, kho bãi và tài chính.

Thách thức

Hoạt động vận hành nhà cung cấp của khách hàng trước đây được quản lý bằng các công cụ phù hợp với một doanh nghiệp nhỏ: email, bảng tính và đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm, những người nắm rõ quy trình làm việc trong trí nhớ. Trong nhiều năm, cách làm này vẫn hiệu quả nhờ đội ngũ có kỹ năng và quy trình quen thuộc. Tuy nhiên, khi doanh nghiệp mở rộng với số lượng SKU, nhà cung cấp và khối lượng đơn hàng tăng lên, những công cụ này dần trở thành một rào cản cấu trúc. Thực tế hàng ngày diễn ra như sau: email từ nhà cung cấp chất đống trong hộp thư đến, đòi hỏi phải xem xét và xử lý thủ công. Hóa đơn đến dưới dạng tài liệu PDF, cần được đọc và nhập lại vào các hệ thống nội bộ. Xác nhận đơn hàng, cập nhật giao hàng và thông báo kho bãi di chuyển qua các kênh rời rạc, không có một nguồn thông tin đáng tin cậy duy nhất. Các đội ngũ phụ trách mua sắm, quản lý kho và tài chính đều chỉ có cái nhìn một phần về tình trạng nhà cung cấp, nhưng không có một hệ thống chung. Hậu quả có thể dự đoán được: lỗi nhập liệu thủ công, xử lý hóa đơn chậm trễ, khó khăn trong việc đối chiếu đơn hàng với giao hàng, và đội ngũ phải dành nhiều thời gian cho việc điều phối thay vì đưa ra quyết định quan trọng. Việc mở rộng cách tiếp cận này thêm nữa là không khả thi. Điều khiến thách thức này trở nên thú vị về mặt kỹ thuật là những ràng buộc từ phía nhà cung cấp. Công ty không thể yêu cầu các nhà cung cấp thay đổi cách thức giao tiếp của họ, vì nhiều nhà cung cấp đã có các định dạng và hệ thống riêng. Mọi giải pháp đều cần phải thích ứng với hành vi của nhà cung cấp, chứ không phải ngược lại. Điều này loại trừ một yêu cầu EDI đơn giản và chỉ ra tự động hóa thông minh là con đường phía trước.

Giải pháp

Gradion đã triển khai một đội ngũ ba chuyên gia, bao gồm Cố vấn Kỹ thuật, PM/PO và Kỹ sư AI, với nhiệm vụ rõ ràng trong tám tuần: thiết kế và triển khai hệ thống quản lý đơn hàng nhà cung cấp tập trung, đóng vai trò xương sống vận hành cho mọi quy trình làm việc với nhà cung cấp. Nguyên tắc thiết kế cốt lõi là hợp nhất. Mọi tương tác của khách hàng với nhà cung cấp – từ đơn đặt hàng, xác nhận đơn hàng, hóa đơn đến cập nhật kho bãi – đều được tích hợp vào một nền tảng duy nhất. Điều này mang lại cho mọi đội ngũ liên quan một cái nhìn thống nhất về trạng thái nhà cung cấp tại bất kỳ thời điểm nào, giải quyết vấn đề thiếu minh bạch giữa các phòng ban mà không cần tái cấu trúc quy trình toàn diện. Điểm đột phá về kỹ thuật là việc tích hợp giải pháp xử lý tài liệu ứng dụng AI để xử lý các tệp PDF. Thay vì yêu cầu nhà cung cấp gửi dữ liệu có cấu trúc, hệ thống được xây dựng để chấp nhận các tệp PDF theo định dạng ưa thích của nhà cung cấp và tự động trích xuất, xác thực, cũng như định tuyến thông tin liên quan. Các trường hóa đơn, mục hàng, ngày giao hàng và mã tham chiếu đơn hàng được phân tích và đối chiếu mà không cần can thiệp thủ công. Đây chính là cơ chế đã loại bỏ 70% công sức thủ công mà các đội ngũ nội bộ của công ty phải gánh chịu trước đây. Nền tảng được tích hợp cẩn thận vào các quy trình làm việc hiện có của doanh nghiệp nhằm tránh gián đoạn các quy trình đã thiết lập trong quá trình chuyển đổi. Hành vi của nhà cung cấp không thay đổi, vì họ vẫn tiếp tục sử dụng định dạng và phương thức liên lạc quen thuộc. Toàn bộ trí tuệ xử lý nằm hoàn toàn ở phía khách hàng. Một lợi ích bổ sung được khai thác từ dữ liệu đã được thu thập và cấu trúc hóa trong hệ thống: khả năng theo dõi hiệu suất nhà cung cấp theo thời gian thực và dữ liệu lịch sử đơn hàng mà công ty có thể sử dụng để dự báo nhu cầu và quản lý rủi ro mua sắm. Nền tảng này không chỉ tự động hóa hiện tại mà còn tạo ra các tài sản dữ liệu giúp cải thiện kế hoạch trong tương lai.