デザイナーズ家具EC：サプライヤー業務を8週間で変革。AIが調達、倉庫、財務の各部門における手作業を70%削減。

課題

クライアントのサプライヤー業務は、小規模ビジネスに適したツール、すなわちメール、スプレッドシート、そしてワークフローを熟知した経験豊富なスタッフによって管理されていました。長年にわたり、チームの熟練度と慣れ親しんだプロセスのおかげで、この方法は機能していました。しかし、SKUの増加、サプライヤー数の拡大、そして注文量の増大に伴い、同じツールが構造的な負債となりました。 日常業務の実態は以下の通りでした。サプライヤーからのメールが受信トレイに蓄積され、手作業での確認と対応が必要でした。請求書はPDF形式で届き、内容を読み取り、社内システムに手入力する必要がありました。注文確認、配送状況の更新、倉庫からの通知は、それぞれ異なるチャネルを経由し、信頼できる唯一の情報源が存在しませんでした。調達、倉庫管理、財務を担当する各チームは、サプライヤーの状況を部分的にしか把握できず、共通のシステムは存在しませんでした。 その結果は予測可能でした。手作業によるデータ入力ミス、請求書処理の遅延、注文と配送の照合の困難さ、そしてチームが判断業務よりも調整に多くの時間を費やす状況です。このアプローチをさらにスケールさせることは不可能でした。 この課題を技術的に興味深いものにしたのは、サプライヤー側の制約でした。多くのサプライヤーが独自の形式やシステムを確立していたため、同社はサプライヤーにコミュニケーション方法の変更を求めることができませんでした。どのようなソリューションであっても、サプライヤーの行動に適応する必要があり、その逆ではありませんでした。このため、単純なEDI義務化は選択肢から外れ、インテリジェントオートメーションが前進するための道筋となりました。

アプローチ

グラディオンは、テクニカルアドバイザー、PM/PO、AIエンジニアを含む3名体制のチームを編成し、8週間の明確な期間で、サプライヤーのあらゆるワークフローの運用基盤となる一元化されたサプライヤー注文管理システムの設計と導入を遂行しました。 設計の原則は「統合」でした。クライアントのサプライヤーとのやり取り（注文、注文確認、請求書、倉庫更新など）はすべて単一のプラットフォームを通じて行われ、関連するすべてのチームがサプライヤーの状況を常に統一された視点で把握できるようになりました。これにより、大規模なプロセス再設計を必要とせずに、チーム間の可視性の課題を解決しました。 技術的なブレークスルーは、PDF処理に対応するAI搭載のドキュメント処理ソリューションの統合でした。サプライヤーに構造化データの提出を求めるのではなく、サプライヤーが希望する形式のPDFを受け入れ、関連情報を自動的に抽出、検証、ルーティングするシステムを構築しました。請求書フィールド、明細項目、納期、注文参照は、人の手を介さずに解析され、照合されます。これにより、これまで社内チームが吸収していた手作業の70%を削減することができました。 このプラットフォームは、移行期間中に既存のプロセスを中断させないよう、企業の既存ワークフローに慎重に統合されました。サプライヤー側の行動は変わらず、彼らは引き続き独自の形式と通信方法を使用しました。インテリジェンスは完全にクライアント側で機能します。 システム内で捕捉・構造化されたデータによって、二次的なメリットも生まれました。リアルタイムのサプライヤーパフォーマンス追跡と、需要予測および調達リスク管理に活用できる過去の注文データです。このプラットフォームは、現在の業務を自動化するだけでなく、将来の計画を改善するためのデータ資産を創出します。