Ein deutscher Premium-Möbel-Einzelhändler automatisierte seine Lieferantenprozesse mit KI-gestützter PDF-Verarbeitung und senkte den manuellen Aufwand um 70 Prozent.

Die Herausforderung

Die Lieferantenprozesse wurden mit Mitteln gesteuert, die zu einem kleineren Betrieb gepasst hätten: E-Mails, Tabellen und erfahrene Mitarbeitende, die die Abläufe aus dem Gedächtnis kannten. Mit dem Wachstum des Geschäfts, mehr Artikeln, mehr Lieferanten und mehr Auftragsvolumen, wurden diese Mittel zu einem strukturellen Nachteil. Lieferanten-E-Mails sammelten sich in den Postfächern und mussten manuell geprüft werden. Rechnungen kamen als PDF-Dokumente, die gelesen und händisch in interne Systeme übertragen werden mussten. Auftragsbestätigungen, Lieferstatusmeldungen und Lagermeldungen liefen über getrennte Kanäle, ohne eine einzige verlässliche Datenquelle. Einkauf, Lager und Finanzen hatten jeweils nur einen Teilüberblick, aber kein gemeinsames System. Die Folgen waren Fehler bei der manuellen Dateneingabe, verzögerte Rechnungsbearbeitung und ein Team, das einen erheblichen Teil seiner Zeit mit Koordination statt mit fachlichen Entscheidungen verbrachte. Eine zusätzliche Einschränkung kam von der Lieferantenseite: Das Unternehmen konnte seine Lieferanten nicht dazu verpflichten, ihre Kommunikation zu ändern, da viele von ihnen eigene, etablierte Formate und Systeme nutzten. Jede Lösung musste sich an das Verhalten der Lieferanten anpassen, nicht umgekehrt, wodurch eine einfache EDI-Vorgabe ausschied.

Der Ansatz

Gradion stellte für den Auftrag ein dreiköpfiges Team, bestehend aus einem Technischen Berater, einem PM/PO und einem KI-Entwickler, mit einem klaren Auftrag von acht Wochen: ein zentrales System für das Lieferanten-Auftragsmanagement zu entwerfen und auszuliefern, das zum operativen Rückgrat aller Lieferantenprozesse werden sollte. Leitprinzip der Gestaltung war die Konsolidierung. Aufträge, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lagermeldungen sollten künftig über eine einzige Plattform laufen und jedem relevanten Team jederzeit einen einheitlichen Überblick über den Lieferantenstatus geben. Damit war das Problem der fehlenden teamübergreifenden Transparenz gelöst, ohne dass die Prozesse insgesamt neu gestaltet werden mussten. Den technischen Durchbruch brachte die Integration von Natif AI, einer KI-gestützten Lösung zur Dokumentenverarbeitung, für die PDF-Verarbeitung. Statt von den Lieferanten strukturierte Daten zu verlangen, wurde das System so gebaut, dass es PDFs in den von den Lieferanten bevorzugten Formaten annimmt und die relevanten Informationen automatisch extrahiert, prüft und weiterleitet. Rechnungsfelder, Positionen, Lieferdaten und Auftragsreferenzen werden dabei ohne menschliches Eingreifen erkannt und abgeglichen. Die Plattform wurde behutsam in die bestehenden Arbeitsabläufe integriert, um etablierte Prozesse während der Umstellung nicht zu stören. Am Verhalten gegenüber den Lieferanten änderte sich nichts, sie nutzten weiterhin ihre eigenen Formate und Kommunikationswege. Die Intelligenz saß vollständig auf der Seite des Kunden.