E-Commerce für Designermöbel: Lieferantenprozesse in 8 Wochen neu aufgesetzt. KI reduziert manuellen Aufwand in Einkauf, Lager und Finanzen um 70 %.

Die Herausforderung

Die Lieferantenprozesse des Kunden wurden bisher mit Tools verwaltet, die eher für kleinere Unternehmen geeignet sind: E-Mails, Tabellenkalkulationen und erfahrene Mitarbeiter, die die Workflows auswendig kannten. Jahrelang funktionierte dies, da das Team kompetent war und die Prozesse vertraut waren. Doch mit der Expansion des Geschäfts – mehr SKUs, mehr Lieferanten, höheres Bestellvolumen – wurden dieselben Tools zu einer strukturellen Belastung. Die tägliche Realität sah so aus: Lieferanten-E-Mails sammelten sich in Postfächern an und erforderten manuelle Prüfung und Bearbeitung. Rechnungen trafen als PDF-Dokumente ein, die gelesen und manuell in interne Systeme übertragen werden mussten. Auftragsbestätigungen, Lieferaktualisierungen und Lagerbenachrichtigungen liefen über getrennte Kanäle, ohne eine zentrale Informationsquelle. Die Teams für Einkauf, Lagerverwaltung und Finanzen hatten jeweils nur eine partielle Sicht auf den Lieferantenstatus, aber kein gemeinsames System. Die Folgen waren vorhersehbar: manuelle Dateneingabefehler, verzögerte Rechnungsverarbeitung, Schwierigkeiten beim Abgleich von Bestellungen mit Lieferungen und ein Team, das erhebliche Zeit mit Koordination statt mit Entscheidungsfindung verbrachte. Eine weitere Skalierung dieses Ansatzes war nicht praktikabel. Was die Herausforderung technisch interessant machte, war die Einschränkung auf Lieferantenseite. Das Unternehmen konnte von seinen Lieferanten keine Änderung ihrer Kommunikationsweise verlangen, da viele eigene etablierte Formate und Systeme nutzten. Jede Lösung musste sich an das Verhalten der Lieferanten anpassen, nicht umgekehrt. Dies schloss ein einfaches EDI-Mandat aus und wies auf intelligente Automatisierung als den Weg nach vorn hin.

Der Ansatz

Gradion setzte ein dreiköpfiges Team ein, bestehend aus einem Technical Advisor, einem PM/PO und einem KI-Ingenieur, mit einem klaren Acht-Wochen-Mandat: ein zentralisiertes Lieferanten-Bestellmanagement-System zu konzipieren und zu implementieren, das zum operativen Rückgrat für alle Lieferanten-Workflows werden sollte. Das Designprinzip war Konsolidierung. Alle Lieferanteninteraktionen des Kunden, wie Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Rechnungen und Lageraktualisierungen, sollten über eine einzige Plattform laufen. Dies verschaffte jedem relevanten Team jederzeit einen einheitlichen Überblick über den Lieferantenstatus. Das Problem der teamübergreifenden Transparenz wurde so gelöst, ohne eine komplette Neugestaltung der Prozesse zu erfordern. Der technische Durchbruch war die Integration einer KI-gestützten Dokumentenverarbeitungslösung für die PDF-Verarbeitung. Anstatt von Lieferanten die Übermittlung strukturierter Daten zu verlangen, wurde das System so konzipiert, dass es PDFs in den bevorzugten Formaten der Lieferanten akzeptiert und relevante Informationen automatisch extrahiert, validiert und weiterleitet. Rechnungsfelder, Positionen, Liefertermine und Bestellreferenzen werden ohne menschliches Eingreifen analysiert und abgeglichen. Dies ist der Mechanismus, der 70 % des manuellen Aufwands eliminierte, der zuvor von den internen Teams des Unternehmens geleistet werden musste. Die Plattform wurde sorgfältig in die bestehenden Workflows des Unternehmens integriert, um etablierte Prozesse während der Umstellung nicht zu stören. Das Verhalten gegenüber Lieferanten änderte sich nicht, da diese weiterhin ihre eigenen Formate und Kommunikationsmethoden nutzten. Die Intelligenz lag vollständig auf Kundenseite. Ein zusätzlicher Vorteil ergab sich aus den nun im System erfassten und strukturierten Daten: Echtzeit-Lieferantenleistungsverfolgung und historische Bestelldaten, die das Unternehmen für die Nachfrageprognose und das Beschaffungsrisikomanagement nutzen kann. Die Plattform automatisiert nicht nur die Gegenwart; sie schafft Datenbestände, die die Zukunftsplanung verbessern.