Chuỗi cà phê lớn nhất Việt Nam: Chuyển đổi số mang lại tăng trưởng doanh thu 12% trong ba tháng, hợp nhất bốn cơ sở dữ liệu và tiết kiệm hơn 400.000 USD chi phí mua sắm.

Thách thức

Hàng trăm cửa hàng. Nhiều thành phố. Một lượng khách hàng thân thiết đã gắn bó cùng thương hiệu. Và một hệ thống backend được xây dựng rời rạc, mỗi hệ thống phù hợp với thời điểm ra đời nhưng không được thiết kế để hoạt động cùng nhau ở quy mô lớn. Khi khách hàng đẩy nhanh việc mở rộng chuỗi cửa hàng, sự phức tạp trong vận hành càng tăng lên. Các hệ thống tài chính, logistics và bán hàng được phát triển riêng lẻ và hoạt động độc lập. Các đội nhóm phải sử dụng quy trình thủ công để kết nối những khoảng trống đáng lẽ phải được tự động hóa. Dữ liệu nằm rải rác trong bốn cơ sở dữ liệu không liên kết, khiến việc báo cáo theo thời gian thực trên toàn mạng lưới trở nên bất khả thi hoặc phụ thuộc vào công việc tổng hợp tốn thời gian. Đồng thời, thương hiệu nhận thấy cơ hội để tăng cường gắn kết khách hàng thông qua một ứng dụng di động độc quyền, có thể cung cấp phần thưởng khách hàng thân thiết, đặt hàng trực tuyến và trải nghiệm cá nhân hóa. Tuy nhiên, việc ra mắt một ứng dụng đáng tin cậy đòi hỏi một hệ thống backend thống nhất. Nếu không có các hệ thống kết nối, dữ liệu thời gian thực và dữ liệu vận hành nhất quán, ứng dụng sẽ hứa hẹn một trải nghiệm mà cơ sở hạ tầng không thể cung cấp một cách đáng tin cậy. Quy trình mua sắm cũng tạo thêm nhiều trở ngại. Thiếu các tiêu chí đánh giá có cấu trúc, việc lựa chọn các nhà cung cấp quan trọng, bao gồm cả nhà cung cấp POS, trở nên chậm chạp, không nhất quán và tốn thời gian một cách không tương xứng so với các quyết định liên quan. Công ty cần nhiều hơn một giải pháp kỹ thuật. Họ cần một đối tác có thể làm việc đồng thời trên các hệ thống, quy trình và đội nhóm.

Giải pháp

Gradion tham gia với vai trò đối tác chuyển đổi số toàn diện, khởi đầu không phải từ công nghệ mà từ việc thống nhất mục tiêu. Phối hợp chặt chẽ với các đội ngũ IT và kinh doanh nội bộ của khách hàng, Gradion đã định hình một sản phẩm khả dụng tối thiểu (MVP) tập trung và lộ trình triển khai thực tế. Các quy trình làm việc Agile được áp dụng để cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận IT, kinh doanh và quản lý nhà cung cấp, vốn trước đây hoạt động độc lập. Lớp tích hợp là thành phần phức tạp nhất về mặt kỹ thuật. Gradion đã xây dựng các API tùy chỉnh để kết nối các hệ thống vận hành chính và hợp nhất bốn cơ sở dữ liệu phân mảnh thành một kho dữ liệu tập trung duy nhất. Điều này mở khóa khả năng báo cáo theo thời gian thực và cung cấp thông tin chi tiết cấp chiến dịch trên tất cả các cửa hàng lần đầu tiên, mang lại cho thương hiệu tầm nhìn vận hành cần thiết để quản lý ở quy mô lớn. Đối với ứng dụng di động, Gradion đã bàn giao một bản thử nghiệm chức năng trong hai tháng. Các tính năng cốt lõi như chương trình khách hàng thân thiết, đặt hàng theo thời gian thực và trải nghiệm người dùng nhất quán với thương hiệu đã sẵn sàng để thử nghiệm trước khi tích hợp backend hoàn chỉnh. Tốc độ của bản thử nghiệm đã giúp các đội ngũ nội bộ xác thực hướng sản phẩm và xây dựng sự tự tin trước khi triển khai toàn quốc. Về mảng mua sắm, Gradion đã giới thiệu một ma trận so sánh nhà cung cấp, mang lại cấu trúc và tiêu chí chung cho quy trình lựa chọn. Điều này thay thế việc đánh giá tùy tiện bằng một khuôn khổ lặp lại, giúp các phòng ban nhanh chóng thống nhất và giảm đáng kể thời gian trong các chu kỳ làm việc với nhà cung cấp. Một hệ thống đấu thầu nội bộ chuyên nghiệp cũng được giới thiệu để chuyển đổi chức năng mua sắm từ phản ứng sang một năng lực chiến lược, có khả năng mở rộng.