Chuỗi cà phê lớn nhất Việt Nam: Chuyển đổi số giúp tăng doanh thu 12% trong ba tháng, hợp nhất 4 cơ sở dữ liệu và tiết kiệm hơn 400.000 USD chi phí mua sắm

Thách thức

Hàng trăm cửa hàng. Nhiều thành phố. Một tệp khách hàng trung thành đã lớn lên cùng thương hiệu. Nhưng phía sau là một backend được ghép nối theo từng giai đoạn, trong đó mỗi hệ thống đều phù hợp với thời điểm ra đời của nó, chứ không được thiết kế để vận hành cùng nhau ở quy mô lớn. Khi khách hàng đẩy nhanh tốc độ mở rộng chuỗi, độ phức tạp trong vận hành cũng tăng theo. Các hệ thống tài chính, logistics và bán hàng được phát triển riêng lẻ và vận hành trong các silo tách biệt. Các đội ngũ phải dựa vào quy trình thủ công để vá những khoảng trống đáng lẽ cần được tự động hóa. Dữ liệu nằm rải rác trong bốn cơ sở dữ liệu không kết nối với nhau, khiến việc báo cáo theo thời gian thực trên toàn mạng lưới либо gần như bất khả thi, hoặc phụ thuộc vào công việc tổng hợp thủ công rất tốn thời gian. Đồng thời, thương hiệu nhìn thấy cơ hội tăng mức độ gắn kết khách hàng thông qua một ứng dụng di động riêng, có thể cung cấp ưu đãi khách hàng thân thiết, đặt hàng trực tuyến và trải nghiệm cá nhân hóa. Tuy nhiên, để ra mắt một ứng dụng thực sự đáng tin cậy, doanh nghiệp cần một backend thống nhất. Nếu không có các hệ thống được kết nối, dữ liệu thời gian thực và dữ liệu vận hành nhất quán, ứng dụng sẽ hứa hẹn một trải nghiệm mà hạ tầng phía sau không thể cung cấp một cách ổn định. Quy trình mua sắm cũng tạo ra thêm ma sát. Khi không có tiêu chí đánh giá được chuẩn hóa, việc lựa chọn các nhà cung cấp quan trọng, bao gồm nhà cung cấp POS, trở nên chậm, thiếu nhất quán và tốn thời gian quá mức. Công ty cần nhiều hơn một giải pháp kỹ thuật. Họ cần một đối tác có thể đồng thời làm việc trên hệ thống, quy trình và con người.

Giải pháp

Gradion tham gia với vai trò đối tác chuyển đổi số toàn diện, khởi đầu không phải từ công nghệ mà từ sự thống nhất mục tiêu. Phối hợp chặt chẽ với các đội ngũ IT và kinh doanh nội bộ của khách hàng, Gradion đã cùng xác định một MVP tập trung và một lộ trình triển khai thực tế. Các quy trình Agile được đưa vào để cải thiện sự phối hợp giữa các bộ phận IT, kinh doanh và quản lý nhà cung cấp, vốn trước đó phần lớn vận hành song song và tách biệt. Lớp tích hợp là thành phần phức tạp nhất về mặt kỹ thuật. Gradion xây dựng các API tùy chỉnh để kết nối những hệ thống vận hành cốt lõi và hợp nhất bốn cơ sở dữ liệu phân mảnh thành một kho dữ liệu tập trung duy nhất. Điều này mở ra khả năng báo cáo theo thời gian thực và mang lại insight ở cấp độ chiến dịch trên toàn bộ hệ thống cửa hàng lần đầu tiên, giúp thương hiệu có được mức độ quan sát vận hành cần thiết để quản lý ở quy mô lớn. Đối với ứng dụng di động, Gradion bàn giao một bản thử nghiệm chức năng trong vòng hai tháng. Các tính năng cốt lõi như khách hàng thân thiết, đặt hàng theo thời gian thực và trải nghiệm người dùng nhất quán với thương hiệu đã có thể chạy thử trước cả khi việc tích hợp backend hoàn tất. Tốc độ triển khai nguyên mẫu giúp các đội ngũ nội bộ xác thực hướng đi của sản phẩm và xây dựng sự tự tin trước khi rollout trên toàn quốc. Ở mảng mua sắm, Gradion giới thiệu một ma trận so sánh nhà cung cấp, mang lại cấu trúc và bộ tiêu chí dùng chung cho toàn bộ quy trình lựa chọn. Cách làm này thay thế kiểu đánh giá cảm tính bằng một framework có thể lặp lại, giúp các phòng ban thống nhất nhanh hơn và giảm đáng kể thời gian tiêu tốn trong các chu kỳ làm việc với nhà cung cấp. Một hệ thống đấu thầu nội bộ chuyên nghiệp cũng được đưa vào để chuyển hoạt động mua sắm từ thế bị động sang một năng lực chiến lược có thể mở rộng.