Vietnams größte Kaffeekette: Eine digitale Transformation, die innerhalb von drei Monaten ein Umsatzwachstum von 12 % erzielte, vier Datenbanken konsolidierte und Beschaffungskosten von über 400.000 …

Die Herausforderung

Hunderte von Filialen. Mehrere Städte. Eine treue Kundenbasis, die mit der Marke gewachsen war. Doch das Backend war stückweise aufgebaut worden. Jedes System war für sich passend, aber nicht für die Zusammenarbeit im großen Maßstab konzipiert. Als der Kunde die Expansion seiner Filialen beschleunigte, erhöhte sich die operative Komplexität exponentiell. Finanz-, Logistik- und Vertriebssysteme waren separat entwickelt und in Silos betrieben worden. Teams nutzten manuelle Prozesse, um Lücken zu schließen, die hätten automatisiert werden müssen. Daten befanden sich in vier voneinander getrennten Datenbanken. Dies machte eine Echtzeit-Berichterstattung über das gesamte Netzwerk hinweg entweder unmöglich oder von zeitaufwändigen Konsolidierungsarbeiten abhängig. Gleichzeitig erkannte die Marke die Chance, die Kundenbindung durch eine eigene mobile App zu vertiefen. Diese sollte Treueprämien, Online-Bestellungen und personalisierte Erlebnisse bieten. Doch die Einführung einer glaubwürdigen App erforderte ein einheitliches Backend. Ohne vernetzte Systeme, Echtzeitdaten und konsistente Betriebsdaten würde die App ein Erlebnis versprechen. Dieses Erlebnis konnte die Infrastruktur nicht zuverlässig liefern. Die Beschaffung sorgte für zusätzliche Reibungspunkte. Ohne strukturierte Bewertungskriterien war die Auswahl kritischer Anbieter, einschließlich POS-Dienstleister, langsam und inkonsistent. Zudem war sie im Verhältnis zu den zu treffenden Entscheidungen unverhältnismäßig zeitaufwändig. Das Unternehmen benötigte mehr als eine technische Lösung. Es brauchte einen Partner, der gleichzeitig system-, prozess- und teamübergreifend arbeiten konnte.

Der Ansatz

Gradion wurde als umfassender Partner für die digitale Transformation beauftragt. Der Ansatz begann nicht mit Technologie, sondern mit der strategischen Ausrichtung. In enger Zusammenarbeit mit den internen IT- und Geschäftsteams des Kunden definierte Gradion ein fokussiertes MVP und eine realistische Umsetzungs-Roadmap. Agile Arbeitsabläufe wurden eingeführt, um die Koordination zwischen IT, Business und Lieferantenmanagement zu verbessern – Funktionen, die zuvor weitgehend parallel agiert hatten. Die Integrationsschicht stellte die technisch anspruchsvollste Komponente dar. Gradion entwickelte maßgeschneiderte APIs zur Verbindung der zentralen operativen Systeme und konsolidierte vier fragmentierte Datenbanken in einem einzigen, zentralen Data Warehouse. Dies ermöglichte erstmals Echtzeit-Reporting und kampagnenbezogene Einblicke über alle Filialen hinweg. Die Marke erhielt so die notwendige operative Transparenz für ein Management im großen Maßstab. Für die mobile App lieferte Gradion innerhalb von zwei Monaten einen funktionsfähigen Prototyp. Wesentliche Funktionen wie Treueprämien, Echtzeit-Bestellungen und ein markenkonsistentes Nutzererlebnis waren live und testbar, noch bevor die vollständige Backend-Integration abgeschlossen war. Die schnelle Bereitstellung des Prototyps ermöglichte es den internen Teams, die Produktrichtung zu validieren und Vertrauen vor dem landesweiten Rollout aufzubauen. Im Bereich Beschaffung führte Gradion eine Lieferantenvergleichsmatrix ein. Diese verlieh dem Auswahlprozess Struktur und gemeinsame Kriterien. Ad-hoc-Bewertungen wurden durch ein wiederholbares Framework ersetzt, was die abteilungsübergreifende Abstimmung beschleunigte und die Zeit in Lieferantenzyklen erheblich reduzierte. Zudem wurde ein professionelles internes Ausschreibungssystem implementiert, um die Beschaffung von einer reaktiven Funktion in eine skalierbare, strategische Kompetenz zu verwandeln.