Một startup cung cấp văn phòng phẩm học đường đã mở rộng quy mô khắp châu Âu, đạt được: giảm 90% công việc thủ công, tăng trưởng doanh số 120% và tăng tốc độ vận hành gấp 5 lần.

Thách thức

Sự tăng trưởng đã bộc lộ những hạn chế của các hệ thống mà công ty đang sử dụng. Khi khối lượng đơn hàng tăng và danh mục sản phẩm mở rộng, các quy trình thủ công từng hiệu quả ở giai đoạn đầu đã trở thành gánh nặng. Tình trạng chậm trễ đơn hàng và sai sót tồn kho đã ảnh hưởng đến khách hàng, và đội ngũ vận hành phải dành phần lớn thời gian cho các công việc nhập liệu và điều phối không tạo ra giá trị. Vấn đề về thông tin sản phẩm đặc biệt nghiêm trọng. Việc quản lý một danh mục văn phòng phẩm học đường và công sở lớn, được cập nhật liên tục, trên nhiều cửa hàng và thị trường, đòi hỏi dữ liệu sản phẩm phải nhất quán và chính xác ở mọi điểm. Nếu không có hệ thống Quản lý thông tin sản phẩm (PIM) có cấu trúc, việc duy trì sự nhất quán đó bằng thủ công vừa tốn thời gian vừa dễ xảy ra lỗi. Hoạt động tương tác với khách hàng cũng chưa đạt hiệu quả mong muốn. Doanh nghiệp có dữ liệu khách hàng để hỗ trợ các chương trình tiếp thị mục tiêu và giữ chân khách hàng, nhưng lại thiếu hệ thống để triển khai. Cá nhân hóa và tiếp thị vòng đời khách hàng không thể thực hiện ở quy mô lớn. Khách hàng đã từng làm việc với một nhà cung cấp khác trước khi tìm đến Gradion, nhưng các vấn đề cốt lõi vẫn chưa được giải quyết. Những rủi ro đã rõ ràng: ma sát vận hành liên tục sẽ giới hạn tăng trưởng, làm giảm sự hài lòng của khách hàng và cản trở việc mở rộng sang châu Âu. Họ cần một đối tác có thể hoạt động như một phần mở rộng của đội ngũ, thay vì một nhà cung cấp dịch vụ từ xa.

Giải pháp

Gradion tiếp cận hợp tác không phải với một giải pháp công nghệ định sẵn, mà bằng một quy trình chẩn đoán được thiết kế để xác định rõ những nút thắt vận hành nghiêm trọng nhất và nơi tự động hóa có thể mang lại hiệu quả cao nhất. Can thiệp lớn đầu tiên là triển khai hệ thống Quản lý Thông tin Sản phẩm (PIM) tùy chỉnh. PIM được thiết kế để tập trung hóa việc tạo, quản lý và phân phối dữ liệu sản phẩm, thay thế cho các bảng tính rời rạc và quy trình thủ công trước đây. Bằng cách tự động hóa các quy trình làm việc từng đòi hỏi sự can thiệp liên tục của con người, PIM đã loại bỏ 90% tác vụ thủ công của khách hàng. Điều này giải phóng đáng kể năng lực vận hành, có thể được chuyển hướng sang các hoạt động tăng trưởng. Can thiệp thứ hai là hệ thống Quản lý Quan hệ Khách hàng (CRM) được thiết kế để chuyển đổi cách công ty quản lý các mối quan hệ khách hàng. Với dữ liệu khách hàng được cấu trúc hợp lý và các quy trình tiếp thị tự động, doanh nghiệp có thể phân khúc đối tượng, cung cấp truyền thông cá nhân hóa và triển khai các chương trình giữ chân khách hàng mà trước đây không khả thi về mặt vận hành. Kết quả là doanh số tăng trưởng 120%, không phải do thu hút thêm lưu lượng truy cập, mà do chuyển đổi và giữ chân khách hàng hiệu quả hơn. Yếu tố thứ ba là việc áp dụng quản lý dự án Agile trên toàn bộ hoạt động của tổ chức. Phương pháp Agile đã mang lại nhịp độ và khả năng phản ứng cần thiết để bắt kịp thị trường đang thay đổi nhanh chóng: ưu tiên công việc thường xuyên, chu kỳ triển khai ngắn hơn và cấu trúc đội ngũ có thể phản ứng với các thay đổi mà không làm mất đi động lực. Đội ngũ của Gradion tại Việt Nam đã làm việc trực tiếp với khách hàng để hỗ trợ xây dựng năng lực vận hành tại chỗ, đóng góp cả về triển khai kỹ thuật và chuyển giao kiến thức tổ chức.