Ein Schulbedarfs-Startup hat europaweit skaliert: 90 % weniger manueller Aufwand, 120 % Umsatzwachstum und fünffach schnellere Betriebsabläufe.

Die Herausforderung

Das Wachstum offenbarte die Grenzen der bestehenden Systeme des Unternehmens. Mit steigendem Auftragsvolumen und wachsendem Produktkatalog entwickelten sich die manuellen Prozesse der Anfangsphase zu einer Belastung. Lieferverzögerungen und Bestandsfehler erreichten die Kunden, und das operative Team verbrachte einen Großteil seiner Zeit mit datenintensiven und koordinativen Aufgaben, die keinen Mehrwert schufen. Das Problem der Produktinformationen war besonders gravierend. Die Verwaltung eines großen, ständig aktualisierten Katalogs von Schul- und Bürobedarf über mehrere Online-Shops und Märkte hinweg erforderte konsistente, präzise Produktdaten an jedem Berührungspunkt. Ohne ein strukturiertes Produktinformationsmanagement (PIM)-System war die manuelle Aufrechterhaltung dieser Konsistenz zeitaufwendig und fehleranfällig. Auch das Kundenengagement blieb hinter den Erwartungen zurück. Das Unternehmen verfügte zwar über Kundendaten für zielgerichtete Marketing- und Bindungsprogramme, es fehlte jedoch ein System, um diese effektiv zu nutzen. Personalisierung und Lifecycle-Marketing konnten nicht im erforderlichen Umfang umgesetzt werden. Der Kunde hatte bereits mit einem anderen Anbieter zusammengearbeitet, bevor er sich an Gradion wandte, doch die Kernprobleme blieben ungelöst. Die Risiken waren offensichtlich: Anhaltende operative Reibungsverluste würden das Wachstum begrenzen, die Kundenzufriedenheit mindern und eine erfolgreiche europäische Expansion verhindern. Es wurde ein Partner benötigt, der als Erweiterung des Teams agiert und nicht als externer Dienstleister aus der Ferne.

Der Ansatz

Gradion begann die Partnerschaft nicht mit einer vorgegebenen Technologielösung, sondern mit einem diagnostischen Prozess. Dieser sollte aufzeigen, wo die operativen Engpässe am gravierendsten waren und wo Automatisierung den größten Hebel für Verbesserungen bot. Die erste entscheidende Maßnahme war die Implementierung eines maßgeschneiderten Product Information Management (PIM)-Systems. Das PIM-System wurde entwickelt, um die Erstellung, Verwaltung und Verteilung von Produktdaten zu zentralisieren. Es ersetzte das bisherige Flickwerk aus Tabellenkalkulationen und manuellen Prozessen, die zur Katalogpflege dienten. Durch die Automatisierung von Arbeitsabläufen, die zuvor ständige manuelle Eingriffe erforderten, eliminierte das PIM 90 % der manuellen Aufgaben des Kunden. Dies setzte erhebliche operative Kapazitäten frei, die für Wachstumsaktivitäten genutzt werden konnten. Die zweite Maßnahme war ein CRM-System, das darauf ausgelegt war, das Kundenbeziehungsmanagement des Unternehmens grundlegend zu verändern. Mit strukturierten Kundendaten und automatisierten Marketing-Workflows konnte das Unternehmen seine Zielgruppen segmentieren, personalisierte Kommunikation bereitstellen und Bindungsprogramme durchführen, die zuvor operativ nicht umsetzbar waren. Das Ergebnis war ein Umsatzwachstum von 120 %, das nicht durch die Akquise von mehr Traffic, sondern durch eine effektivere Kundenkonvertierung und -bindung erzielt wurde. Das dritte Element war die Einführung von Agilem Projektmanagement in allen operativen Bereichen des Unternehmens. Die agile Methodik brachte die nötige Kadenz und Reaktionsfähigkeit mit sich, um mit einem schnelllebigen Markt Schritt zu halten: regelmäßige Priorisierung, kürzere Lieferzyklen und eine Teamstruktur, die auf Veränderungen reagieren konnte, ohne an Dynamik zu verlieren. Das Gradion-Team in Vietnam arbeitete direkt mit dem Kunden zusammen, um den Aufbau lokaler operativer Kapazitäten zu unterstützen, und trug sowohl mit technischer Umsetzung als auch mit organisatorischem Wissenstransfer bei.