Nhà sản xuất mút công nghiệp: Triển khai Infor CSI ERP đầu tiên tại Việt Nam. Hợp nhất các hoạt động rời rạc vào một hệ thống duy nhất, kết nối sản xuất, tài chính và mua sắm theo thời gian thực.

Thách thức

Doanh nghiệp đã tăng trưởng ổn định và thành công, nhưng các hệ thống vận hành không theo kịp tốc độ phát triển đó. Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nơi. Báo cáo phải tổng hợp thủ công giữa các phòng ban và hiếm khi khớp ngay từ lần đầu. Những trao đổi lẽ ra phải đơn giản lại cần nhiều vòng theo dõi vì mỗi bên đang nhìn vào một bộ số liệu khác nhau. Sản xuất, tài chính, mua sắm và giao hàng vẫn vận hành, nhưng không vận hành như một thể thống nhất. Ở quy mô nhỏ hơn, những vấn đề này còn có thể kiểm soát được. Nhưng ở mức độ phức tạp của doanh nghiệp này — với nhiều dòng sản phẩm mút, logistics xuất khẩu, các thương hiệu quốc tế được cấp phép và yêu cầu tuân thủ tại Việt Nam — những khoảng trống đó đã trở thành rủi ro vận hành thực sự. Quyết định chậm lại khi dữ liệu thiếu độ tin cậy. Lập kế hoạch chuyển từ chủ động sang đối phó. Giải pháp vì thế không thể chỉ là một dự án ERP tiêu chuẩn kiểu phương Tây. Việt Nam có chuẩn mực kế toán riêng, hệ thống hóa đơn điện tử bắt buộc và định dạng báo cáo khác biệt so với chuẩn quốc tế. Bất kỳ triển khai nào bỏ qua tầng tuân thủ này sẽ tạo ra vấn đề mới trong lúc xử lý vấn đề cũ. Khách hàng cũng cần một hệ thống mà đội ngũ nói tiếng Việt có thể trực tiếp vận hành, chứ không phải một cài đặt đúng về mặt kỹ thuật nhưng vẫn phải dựa vào hỗ trợ bên ngoài để sử dụng. Trước đó, chưa có nhà cung cấp ERP nào hoàn tất một dự án triển khai CSI chuyên biệt tại Việt Nam. Doanh nghiệp và Gradion đã tạo nên tiền lệ này.

Giải pháp

Gradion bắt đầu bằng việc lập bản đồ chi tiết các quy trình làm việc thực tế của đội ngũ tại nhà máy, xác định rõ nơi thông tin được tạo ra, nơi nó được sử dụng và các điểm nghẽn trong quá trình bàn giao. Cách tiếp cận lấy quy trình làm trung tâm này định hướng toàn bộ cấu hình CloudSuite Industrial (CSI), bảo đảm hệ thống phù hợp với cách doanh nghiệp vận hành thay vì buộc doanh nghiệp phải uốn theo cấu hình mặc định. Một nền tảng ERP chuyên biệt cho sản xuất công nghiệp đã được lựa chọn. Gradion dẫn dắt toàn bộ quá trình triển khai, tập trung vào bốn lĩnh vực cốt lõi: hợp nhất dữ liệu giữa các phòng ban vào một hệ thống duy nhất, cho phép theo dõi theo thời gian thực từ sản xuất đến giao hàng, tự động hóa khâu nhập đơn hàng để giảm xử lý thủ công và tích hợp module Lập kế hoạch & Điều độ Nâng cao (APS) cho hoạt động lập kế hoạch sản xuất. Yêu cầu tuân thủ bản địa được tích hợp ngay từ đầu, không phải bổ sung sau. Gradion tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử của Việt Nam, điều chỉnh nền tảng theo Hệ thống Kế toán và Báo cáo Việt Nam, đồng thời hỗ trợ định dạng kế toán 4-4-5 của Mỹ cho các yêu cầu báo cáo quốc tế của doanh nghiệp. Tính năng quét mã vạch được triển khai trên toàn bộ hệ thống kho. Đào tạo ERP được thực hiện bằng tiếng Việt để bảo đảm việc tiếp nhận hệ thống không phụ thuộc vào phiên dịch bên ngoài hay hỗ trợ thường trực từ đội ngũ tư vấn. Sau khi hệ thống đi vào vận hành, Gradion tiếp tục giữ vai trò đối tác cố vấn tin cậy trong các sáng kiến tiếp theo, bảo đảm hệ thống phát triển cùng doanh nghiệp thay vì trở thành một cài đặt tĩnh.