Nhà sản xuất mút công nghiệp: Triển khai ERP Infor CSI đầu tiên tại Việt Nam. Hợp nhất các hoạt động rời rạc vào một hệ thống duy nhất, quản lý sản xuất, tài chính và mua sắm theo thời gian thực.

Thách thức

Công ty đã phát triển ổn định và thành công, nhưng các hệ thống vận hành của họ chưa theo kịp. Dữ liệu nằm rải rác ở nhiều nơi. Các báo cáo yêu cầu tổng hợp thủ công giữa các phòng ban và hiếm khi khớp ngay từ lần đầu. Các cuộc thảo luận đáng lẽ phải đơn giản lại cần nhiều lần theo dõi vì không ai có cùng một bộ số liệu. Sản xuất, tài chính, mua sắm và giao hàng đều hoạt động, nhưng không hoạt động đồng bộ. Các vấn đề này có thể quản lý được ở quy mô nhỏ hơn. Tuy nhiên, ở mức độ phức tạp của nhà sản xuất, đặc biệt là sản xuất sản phẩm mút đa dạng chủng loại, quản lý logistics xuất khẩu, phục vụ các thương hiệu được cấp phép quốc tế và hoạt động theo các quy định của Việt Nam, những lỗ hổng này đã tạo ra rủi ro vận hành thực sự. Việc ra quyết định chậm lại khi dữ liệu không chắc chắn. Lập kế hoạch trở nên phản ứng thay vì chủ động. Giải pháp không thể là một triển khai ERP tiêu chuẩn của phương Tây. Việt Nam có các chuẩn mực kế toán đặc thù, hệ thống hóa đơn điện tử bắt buộc và các định dạng báo cáo khác biệt so với chuẩn mực quốc tế. Bất kỳ triển khai nào bỏ qua lớp tuân thủ này sẽ tạo ra các vấn đề mới trong khi giải quyết các vấn đề cũ. Khách hàng cũng cần một hệ thống mà đội ngũ nói tiếng Việt của họ có thể thực sự vận hành, chứ không chỉ là một cài đặt kỹ thuật đúng nhưng đòi hỏi hỗ trợ bên ngoài để sử dụng. Chưa có nhà cung cấp ERP nào hoàn thành triển khai ERP chuyên biệt (CSI) tại Việt Nam trước đây. Doanh nghiệp và Gradion đã tạo ra một tiền lệ.

Giải pháp

Gradion khởi đầu bằng việc lập bản đồ chi tiết quy trình làm việc thực tế của các đội ngũ tại nhà máy, xác định rõ nơi thông tin được tạo ra, nơi nó được sử dụng và những điểm tắc nghẽn trong quá trình chuyển giao. Cách tiếp cận ưu tiên quy trình này đã định hình cách cấu hình hệ thống ERP CloudSuite Industrial (CSI), đảm bảo hệ thống phù hợp với hoạt động của khách hàng thay vì yêu cầu khách hàng phải điều chỉnh theo cấu hình mặc định. Một nền tảng ERP chuyên biệt cho ngành công nghiệp đã được lựa chọn. Gradion đã dẫn dắt toàn bộ quá trình triển khai, tập trung vào bốn lĩnh vực cốt lõi: hợp nhất dữ liệu phòng ban vào một hệ thống duy nhất, cho phép theo dõi thời gian thực từ sản xuất đến giao hàng, tự động hóa nhập liệu đơn hàng để giảm thiểu xử lý thủ công, và tích hợp module Lập kế hoạch & Điều độ Nâng cao (APS) cho việc lập kế hoạch sản xuất. Việc bản địa hóa tuân thủ được tích hợp ngay từ đầu, không phải là bổ sung sau. Gradion đã tích hợp hệ thống hóa đơn điện tử Việt Nam, điều chỉnh nền tảng theo Hệ thống Kế toán và Báo cáo Việt Nam, đồng thời hỗ trợ Định dạng Kế toán U.S. 445 cho các yêu cầu báo cáo quốc tế của công ty. Tính năng quét mã vạch đã được kích hoạt trên toàn hệ thống kho. Đào tạo ERP được thực hiện bằng tiếng Việt để đảm bảo việc tiếp nhận hệ thống không phụ thuộc vào phiên dịch bên ngoài hay sự hỗ trợ liên tục từ tư vấn viên. Sau khi đi vào hoạt động, Gradion tiếp tục vai trò cố vấn đáng tin cậy trong nhiều sáng kiến tiếp theo, đảm bảo hệ thống phát triển cùng doanh nghiệp thay vì trở thành một cài đặt tĩnh.