Gradion implementierte für einen vietnamesischen Matratzenhersteller die erste spezialisierte Industrie-ERP-Lösung Vietnams und richtete sie an lokale Vorschriften aus.

Die Herausforderung

Das Unternehmen war stetig und erfolgreich gewachsen, doch seine betrieblichen Systeme hielten mit diesem Wachstum nicht Schritt. Daten lagen an getrennten Stellen vor, Berichte mussten manuell aus einzelnen Abteilungen zusammengestellt werden und stimmten beim ersten Versuch selten überein. Selbst einfache Abstimmungen erforderten mehrere Nachfragen, weil niemand auf dieselben Zahlen blickte. Produktion, Finanzen, Beschaffung und Auslieferung funktionierten jeweils für sich, aber nicht im Zusammenspiel. Auf der Komplexitätsebene dieses Herstellers, der Schaumstoffprodukte in mehreren Kategorien fertigt, Exportlogistik steuert, international lizenzierte Marken bedient und dabei vietnamesische regulatorische Vorgaben einhalten muss, erzeugten diese Lücken ein reales betriebliches Risiko. Entscheidungen verzögerten sich, wenn die Datenlage unsicher war, und die Planung wurde reaktiv statt vorausschauend. Eine Standardimplementierung eines westlichen ERP-Systems kam als Lösung nicht in Frage: Vietnam hat eigene Rechnungslegungsstandards, ein verpflichtendes System zur elektronischen Rechnungsstellung und Berichtsformate, die von internationalen Normen abweichen. Der Kunde brauchte außerdem ein System, das seine vietnamesischsprachigen Teams selbst bedienen konnten, statt einer technisch korrekten Installation, die dauerhaft externe Unterstützung erfordert hätte. Bis dahin hatte kein ERP-Anbieter eine spezialisierte Industrie-ERP-Implementierung dieser Art in Vietnam abgeschlossen.

Der Ansatz

Gradion begann damit, die tatsächliche Arbeitsweise der Teams des Unternehmens zu erfassen: wo Informationen entstanden, wo sie verwendet wurden und wo die Übergaben zwischen den Bereichen scheiterten. Dieser prozessorientierte Ansatz bestimmte, wie das ERP-System CloudSuite Industrial (CSI) konfiguriert wurde, statt den Kunden zu zwingen, seine Abläufe an ein Standardlayout des Systems anzupassen. Gewählt wurde die spezialisierte Industrie-ERP-Plattform Infor SyteLine (Infor CSI), und Gradion führte die gesamte Implementierung durch. Das Team adressierte vier Kernbereiche: die Zusammenführung der Abteilungsdaten in einem einzigen, einheitlichen System, die Ermöglichung einer Echtzeitverfolgung von der Produktion bis zur Auslieferung, die Automatisierung der Auftragserfassung im Verkauf zur Reduzierung der manuellen Dateneingabe sowie die Integration des Moduls Advanced Planning & Scheduling (APS) für die Produktionsplanung. Die Anpassung an die vietnamesischen Vorschriften wurde von Anfang an eingebaut und nicht nachträglich ergänzt. Gradion integrierte das vietnamesische E-Rechnungssystem, richtete die Plattform am vietnamesischen Rechnungslegungs- und Berichtssystem aus und unterstützte zusätzlich das US-Buchhaltungsformat 445 für die internationalen Berichtspflichten des Unternehmens. Im Lagersystem wurde die Erfassung per Barcode-Scanning eingeführt. Die Schulung zum ERP-System erfolgte auf Vietnamesisch, damit die Nutzung nicht von externen Übersetzern oder fortlaufender Beraterunterstützung abhing. Nach der Inbetriebnahme blieb Gradion als vertrauenswürdiger Berater für mehrere Folgeprojekte an Bord und sorgte dafür, dass sich das System mit dem Unternehmen weiterentwickelte, statt zu einer statischen Installation zu werden.