Erste Infor CSI ERP-Implementierung in Vietnam. Zuvor isolierte Betriebsabläufe wurden in einem zentralen System zusammengeführt: Produktion, Finanzen und Beschaffung in Echtzeit.

Die Herausforderung

Das Unternehmen war stetig und erfolgreich gewachsen, doch seine operativen Systeme konnten mit diesem Tempo nicht mithalten. Daten befanden sich an isolierten Orten. Berichte mussten abteilungsübergreifend manuell zusammengestellt werden und stimmten selten auf Anhieb überein. Gespräche, die unkompliziert sein sollten, erforderten mehrfache Nachfassaktionen, da niemand auf die gleichen Zahlen blickte. Produktion, Finanzen, Beschaffung und Lieferung funktionierten zwar jeweils für sich, aber nicht als integriertes Ganzes. Die Symptome waren in kleinerem Maßstab handhabbar. Auf dem Komplexitätsniveau des Herstellers – insbesondere bei der Produktion von Schaumstoffprodukten über mehrere Kategorien hinweg, der Verwaltung von Exportlogistik, der Belieferung international lizenzierter Marken und dem Betrieb unter vietnamesischen regulatorischen Anforderungen – führten diese Lücken zu echten operativen Risiken. Die Entscheidungsfindung verlangsamte sich bei unsicheren Daten. Die Planung wurde reaktiv statt vorausschauend. Die Lösung konnte keine standardmäßige westliche ERP-Implementierung sein. Vietnam verfügt über spezifische Rechnungslegungsstandards, ein obligatorisches E-Invoicing-System und Berichtsformate, die von internationalen Normen abweichen. Jede Implementierung, die diese Compliance-Ebene ignoriert hätte, hätte neue Probleme verursacht, anstatt bestehende zu lösen. Der Kunde benötigte zudem ein System, das seine vietnamesischsprachigen Teams tatsächlich bedienen konnten, und nicht nur eine technisch korrekte Installation, die externe Unterstützung erforderte. Zuvor hatte kein ERP-Anbieter eine spezialisierte ERP (CSI)-Implementierung in Vietnam abgeschlossen. Das Unternehmen und Gradion schufen damit einen Präzedenzfall.

Der Ansatz

Gradion begann mit der Analyse der tatsächlichen Arbeitsweise der Teams des Herstellers. Dabei wurde genau erfasst, wo Informationen entstehen, wo sie genutzt werden und wo Übergaben zu Brüchen führten. Dieser prozessorientierte Ansatz bestimmte die Konfiguration des CloudSuite Industrial (CSI) ERP, sodass der Kunde seine Abläufe nicht an ein Standard-Systemlayout anpassen musste. Eine spezialisierte ERP-Plattform für die Industrie wurde ausgewählt. Gradion leitete die vollständige Implementierung und konzentrierte sich auf vier Kernbereiche: die Konsolidierung der Abteilungsdaten in einem einzigen, einheitlichen System, die Ermöglichung der Echtzeitverfolgung von der Produktion bis zur Auslieferung, die Automatisierung der Auftragserfassung zur Reduzierung manueller Datenverarbeitung und die Integration des Advanced Planning & Scheduling (APS)-Moduls für die Produktionsplanung. Die Compliance-Lokalisierung wurde von Anfang an integriert und nicht nachträglich angepasst. Gradion integrierte das vietnamesische E-Rechnungssystem, richtete die Plattform am vietnamesischen Rechnungslegungs- und Berichtssystem aus und unterstützte das US-Rechnungslegungsformat 445 für die internationalen Berichtsanforderungen des Unternehmens. Die Barcode-Erfassung wurde im gesamten Lagersystem aktiviert. Die ERP-Schulungen wurden auf Vietnamesisch durchgeführt, um sicherzustellen, dass die Akzeptanz nicht von externen Übersetzern oder fortlaufender Beraterunterstützung abhing. Nach dem Go-Live agierte Gradion weiterhin als vertrauenswürdiger Berater bei mehreren Folgeinitiativen. Dies stellte sicher, dass das System sich mit dem Geschäft weiterentwickelte und nicht zu einer statischen Installation wurde.