Thương hiệu D2C hàng đầu toàn cầu: Nền tảng tri thức nội bộ cho 1.200 nhân viên tại hơn 30 quốc gia. Triển khai toàn cầu từ ý tưởng trong chưa đầy 3 tháng.

Thách thức

Tốc độ tăng trưởng nhanh chóng của công ty tạo ra một vấn đề đặc thù và thường bị đánh giá thấp, khi tri thức tổ chức có thể trở thành gánh nặng nhanh như khi nó là tài sản. Với hơn 1.200 nhân viên làm việc trên nhiều múi giờ, ngôn ngữ và phòng ban khác nhau, các cơ chế phối hợp hiệu quả khi công ty có 200 người đã không còn phù hợp khi mở rộng quy mô. Những thành công nội bộ, quyết định quy trình và bài học vận hành được chia sẻ thông qua các tin nhắn Teams ngẫu hứng và chuỗi email không có cấu trúc, những định dạng này không lưu giữ được thông tin cho bất kỳ ai không trực tiếp tham gia. Đối với một tổ chức ưu tiên làm việc từ xa và đa chức năng, đây không phải là một sự bất tiện nhỏ. Khi các nhóm không thể truy cập bối cảnh chung, họ sẽ lặp lại công việc, đưa ra quyết định sai lệch và bỏ lỡ lợi ích tích lũy từ việc học hỏi của tổ chức. Doanh nghiệp càng phát triển nhanh, mỗi khoảng trống tri thức càng trở nên tốn kém. Công ty nhận ra họ cần một nền tảng tri thức tập trung, có khả năng mở rộng, nơi tri thức có cấu trúc có thể được lưu trữ, tìm kiếm, đóng góp và phát triển cùng với tổ chức. Nền tảng này phải phù hợp về mặt văn hóa với thương hiệu, mang tính tương tác, gần gũi thay vì khô khan, cứng nhắc theo kiểu doanh nghiệp. Và nó phải thúc đẩy sự chấp nhận thực sự, không chỉ đơn thuần là có sẵn. Khách hàng đã tiếp cận Gradion với tư cách là đối tác chiến lược để đồng kiến tạo hệ thống này, không chỉ để xây dựng phần mềm, mà còn để thiết kế một môi trường tri thức mà mọi người thực sự muốn sử dụng.

Giải pháp

Gradion bắt đầu bằng việc quan sát thay vì áp đặt. Thay vì đến với các bản phác thảo giao diện hoặc mẫu cơ sở tri thức tiêu chuẩn, đội ngũ đã dành thời gian trong giai đoạn thiết kế nhanh để thấu hiểu cách các nhân sự của khách hàng kết nối và chia sẻ thông tin một cách tự nhiên giữa các phòng ban và khu vực địa lý. Mọi tính năng sau đó đều được phát triển dựa trên sự lắng nghe này. Giải pháp được triển khai có bốn đặc điểm nổi bật. Thứ nhất, các không gian tri thức có cấu trúc và bền vững, nơi nội dung được tổ chức, gắn thẻ và hiển thị trên các nhóm, chuyển đổi hiệu quả kiến thức rời rạc thành tài sản chung, dễ tìm kiếm. Thứ hai, một công cụ nội dung được gamification, nơi việc đăng tải, tương tác và bình luận mang lại huy hiệu và sự công nhận, tạo ra một vòng lặp phản hồi khuyến khích đóng góp và biến việc chia sẻ kiến thức thành thói quen thay vì nghĩa vụ. Thứ ba, các hình đại diện kỹ thuật số cá nhân, mang lại cho nền tảng một bản sắc con người và vui tươi, khác biệt so với một công cụ doanh nghiệp thông thường. Thứ tư, giao diện người dùng được đồng thiết kế với các nhóm của công ty thông qua các chu kỳ lặp lại nhanh chóng, thúc đẩy việc áp dụng vì các tính năng phù hợp với hành vi thực tế. Kiến trúc kỹ thuật được xây dựng để mở rộng quy mô ngay từ đầu, sử dụng Nuxt2 và VueJS cho giao diện người dùng (frontend), cùng với NestJS, PostgreSQL và OpenSearch cho hệ thống phụ trợ (backend), tất cả đều được triển khai trên AWS. Phương pháp Agile với Scrum đã giúp đội ngũ luôn đồng bộ trong suốt quá trình. Thời gian triển khai được rút ngắn đáng kể, bao gồm bốn tuần cho giai đoạn thiết kế nhanh và tạo mẫu nhanh, tiếp theo là bảy tuần phát triển để ra mắt MVP. Việc triển khai toàn diện trên nhiều quốc gia đã diễn ra ngay sau đó.