Gradion entwickelte für eine schnell wachsende europäische D2C-Schlafmarke eine spielerische Wissensplattform, die verteilte Teams verbindet und internes Wissen sichtbar macht.

Die Herausforderung

Das schnelle Wachstum brachte ein Problem mit sich, das leicht unterschätzt wird: Institutionelles Wissen wurde ebenso schnell zur Belastung, wie es zuvor zum Vorteil geworden war. Mit über 1.200 Mitarbeitenden, die über Zeitzonen, Sprachen und Funktionen hinweg arbeiten, funktionierten die Koordinationsmechanismen, die bei 200 Mitarbeitenden noch getragen hatten, nicht mehr. Interne Erfolge, Prozessentscheidungen und operative Erkenntnisse wurden über spontane Teams-Nachrichten und unstrukturierte E-Mail-Verläufe weitergegeben, also über Formate, die für alle, die nicht im Raum waren, nichts festhalten. Für eine Organisation, die überwiegend dezentral und funktionsübergreifend arbeitet, war das keine kleine Unannehmlichkeit. Wenn Teams keinen Zugang zu gemeinsamem Kontext haben, doppeln sie Arbeit, richten sich an unterschiedlichen Entscheidungen aus und verlieren den kumulativen Nutzen organisationalen Lernens. Je schneller das Unternehmen wuchs, desto teurer wurde jede Wissenslücke.

Der Ansatz

Das Unternehmen erkannte, dass es eine zentrale, skalierbare Wissensplattform brauchte, also einen Ort, an dem strukturiertes Wissen entstehen, durchsucht, ergänzt und mit der Organisation mitwachsen konnte. Die Plattform sollte sich kulturell zur Marke passend anfühlen, also spielerisch und menschlich wirken statt unternehmenshaft und klinisch, und echte Nutzung erzeugen statt bloß passiver Verfügbarkeit. Das Unternehmen wandte sich an Gradion als strategischen Partner, um dieses System gemeinsam zu entwickeln, nicht nur, um Software zu bauen, sondern um eine Wissensumgebung zu gestalten, die Menschen tatsächlich nutzen würden. Gradion begann mit Beobachten statt mit Vorgaben. Statt mit fertigen Wireframes oder einer Standard-Vorlage für eine Wissensdatenbank anzureisen, verbrachte das Team den Design-Sprint damit, zu verstehen, wie sich die Mitarbeitenden des Kunden über Funktionen und Standorte hinweg auf natürliche Weise vernetzen und austauschen. Jede Funktion, die danach entstand, ging auf dieses Zuhören zurück. Auf Seiten von Gradion bestand das eingesetzte Team aus einem Technischen Berater, einem Projektmanager beziehungsweise Product Owner und einem KI-Entwickler. Die entwickelte Lösung hatte vier prägende Merkmale: strukturierte und dauerhafte Wissensräume, in denen Inhalte organisiert, verschlagwortet und teamübergreifend sichtbar gemacht wurden; ein spielerisch angelegtes Beitragssystem, bei dem Veröffentlichen, Reagieren und Kommentieren Auszeichnungen und Sichtbarkeit einbrachte und Wissensaustausch zur Gewohnheit statt zur Pflicht machte; persönliche digitale Avatare, die der Plattform eine menschliche und spielerische Identität gaben; und eine Benutzeroberfläche, die gemeinsam mit den Teams des Unternehmens in schnellen Iterationszyklen entwickelt wurde und Akzeptanz schuf, weil die Funktionen dem tatsächlichen Verhalten der Menschen entsprachen. Der technische Stack war von Anfang an auf Skalierung ausgelegt: im Frontend Nuxt2 und VueJS, im Backend NestJS, PostgreSQL und OpenSearch, alles bereitgestellt auf AWS. Agile Entwicklung nach der Scrum-Methodik hielt das Team während des gesamten Projekts aufeinander abgestimmt. Der Zeitplan war bewusst knapp gehalten: vier Wochen Design-Sprint und schnelles Prototyping, gefolgt von sieben Wochen Entwicklung bis zum MVP; der vollständige Rollout in mehreren Ländern folgte kurz darauf.