roadsurfer ersetzte gemeinsam mit Gradion die veraltete Buchungs- und Backoffice-Plattform durch ein neues System, ohne den laufenden Vermietbetrieb zu unterbrechen.

Die Herausforderung

Als Gradion 2019 in das Projekt einstieg, war die bestehende Altplattform von roadsurfer zu einer Belastung für das Geschäft geworden, statt es voranzubringen. Das System war ineffizient geworden: langsam für Kunden im Buchungsprozess, umständlich für die internen Teams, die Flotte, Veranstaltungen und den Stationsbetrieb über das Backoffice steuern mussten, und zunehmend nicht mehr auf die technischen Anforderungen eines Unternehmens abgestimmt, das rasch über die europäischen Märkte hinweg wuchs. Die auffälligste Schwachstelle zeigte sich bei den Kunden selbst: Der Buchungsprozess spiegelte die Qualität des eigentlichen Produkts nicht wider, und ein Frontend, das mit den Marktambitionen von roadsurfer nicht mehr mithalten konnte, untergrub die Konversion. Auch intern waren die Backoffice-Werkzeuge für die Steuerung von Stationsbetrieb, Fahrzeugverfügbarkeit und Verkaufsaktionen unzureichend, und der operative Aufwand wuchs proportional zur Ausweitung von Flotte und Standorten, ohne dass die vorhandenen Werkzeuge dieses Wachstum effizient auffangen konnten. Der Austausch der Plattform musste zudem ohne Unterbrechung des laufenden Geschäfts erfolgen: Das Vermietgeschäft läuft durchgehend, und ein Fehlschlag bei der Migration hätte unmittelbare wirtschaftliche Folgen gehabt. Neues und altes System mussten deshalb bis zur vollständigen Umstellung synchron parallel betrieben werden.

Der Ansatz

Gradion begann die Zusammenarbeit 2019 und war dabei direkt in die internen Produkt- und Engineering-Teams von roadsurfer eingebunden. Die Partnerschaft war nicht zeitlich befristet angelegt: Die Ingenieure von Gradion verstärkten die internen Kapazitäten von roadsurfer fortlaufend, wobei die Modernisierung der Plattform das erste, vorrangige Ergebnis war. Die neue Plattform entstand entlang vier zusammenhängender Arbeitsstränge. Für die Kunden wurde eine übersichtliche, intuitive Buchungsseite gebaut, die acht Sprachen und sieben Währungen unterstützt und an stationsbezogene Preise und Verfügbarkeiten angebunden ist; Ziel des Redesigns war vor allem eine bessere Konversion. Für den internen Betrieb entstand ein eigens entwickeltes Backoffice-System, mit dem die Mitarbeiter von roadsurfer Fahrzeuge an den Stationen verwalten, Veranstaltungen planen, den Flottenstatus verfolgen und die Fahrzeugübergabe koordinieren konnten; das System war so ausgelegt, dass es wachsende Flotten- und Standortzahlen ohne proportional steigenden Aufwand bewältigen kann. Sämtliche historischen Betriebsdaten wurden in die neue Plattform migriert, wobei die Migration ohne Unterbrechung des laufenden Betriebs ablief und alt- und neues System während der gesamten Übergangszeit synchron gehalten wurden. Außerdem wurde eine Pipeline für kontinuierliche Integration und Auslieferung (CI/CD) eingeführt, die eine agile Entwicklungsgeschwindigkeit unterstützt und die kontinuierliche Weiterentwicklung nach dem Start ermöglichte. Ebenfalls im Leistungsumfang enthalten war eine Kunden-Kontoseite, über die Kunden nach der Buchung ihre Reservierungen selbst einsehen und verwalten können.