Thách thức

Dữ liệu sản phẩm tồn tại ở nhiều nơi cùng lúc thường không được quản lý nhất quán ở bất kỳ đâu. Hệ thống ERP lưu trữ bản ghi gốc. Quản lý danh mục lại duy trì một bảng tính riêng với các mô tả đã được làm giàu. Trong khi đó, giao diện cửa hàng trực tuyến lại có một phiên bản thứ ba, được chỉnh sửa trực tiếp bởi bất kỳ ai có quyền truy cập vào thời điểm đó. Khi các phiên bản này không đồng nhất – và chúng luôn có xu hướng phân kỳ – hệ quả là sản phẩm không thể xuất bản do thiếu thuộc tính bắt buộc, chỉ mục tìm kiếm không trả về kết quả vì phân loại danh mục không khớp với logic bộ lọc, và quy trình dịch thuật bị quản lý qua các chuỗi email không thể kiểm toán.

Mở rộng danh mục sản phẩm trong điều kiện này không phải là vấn đề về nội dung. Đó là vấn đề về kiến trúc. Việc thiếu một nguồn dữ liệu đáng tin cậy duy nhất, được quản lý tập trung, đồng nghĩa với việc mỗi thị trường mới, mỗi kênh mới và mỗi dòng sản phẩm mới đều làm tăng công việc thủ công thay vì tự động hóa.

Giải pháp của chúng tôi

Lựa chọn và Triển khai PIM

Việc lựa chọn nền tảng phụ thuộc vào độ phức tạp của danh mục, khối lượng tài sản và mức độ tùy chỉnh mà đội ngũ sản phẩm yêu cầu. Gradion triển khai Akeneo cho các nhà bán lẻ tầm trung có yêu cầu mạnh mẽ về danh mục B2C – nền tảng này rất phù hợp với các đội ngũ cần quy trình làm giàu dữ liệu có cấu trúc và dễ dàng tiếp cận. Đối với các tổ chức cần một nền tảng hợp nhất bao gồm thông tin sản phẩm, quản lý tài sản kỹ thuật số và nội dung, Gradion triển khai Pimcore. Là đối tác Pimcore được chứng nhận, Gradion đã thực hiện các triển khai toàn diện trong lĩnh vực bán lẻ, sản xuất và phân phối, bao gồm một nhà phân phối thực phẩm và đồ uống Nhật Bản, nơi thời gian đưa sản phẩm của nhà cung cấp mới ra thị trường đã giảm từ bốn tuần xuống còn một tuần sau khi triển khai Pimcore MDM. Đối với các tổ chức có yêu cầu đặc thù không được đáp ứng bởi một PIM tiêu chuẩn, Gradion thiết kế một lớp tích hợp tùy chỉnh hoạt động như một trung tâm dữ liệu được quản lý giữa ERP, giao diện cửa hàng và các kênh xuất bản.

Thiết kế Mô hình Dữ liệu

Mô hình dữ liệu quyết định liệu việc làm giàu danh mục có thể mở rộng hay trở thành một nút thắt cổ chai thủ công vĩnh viễn. Gradion thiết kế phân loại thuộc tính, hệ thống phân cấp danh mục và các quy tắc hoàn chỉnh trước khi bất kỳ quá trình di chuyển dữ liệu nào bắt đầu. Các quy tắc hoàn chỉnh dành riêng cho từng kênh sẽ xác định thuộc tính nào là bắt buộc cho giao diện cửa hàng, thuộc tính nào cho thị trường trực tuyến, và thuộc tính nào kích hoạt cổng kiểm soát chất lượng trước khi sản phẩm được xuất bản. Một mô hình dữ liệu được thiết kế kém có thể hoạt động tốt với 500 SKU nhưng trở nên không thể sử dụng được với 5.000 SKU. Công việc kiến trúc ngay từ đầu sẽ quyết định hướng phát triển của danh mục.

Tích hợp ERP với PIM

Dữ liệu gốc sản phẩm phải được chuyển từ ERP sang PIM mà không cần nhập lại thủ công. Gradion xây dựng và duy trì các tích hợp này cho các hệ thống nguồn như SAP, Infor và Microsoft Dynamics. Quá trình tích hợp xử lý tải dữ liệu ban đầu, đồng bộ hóa thay đổi liên tục và xử lý ngoại lệ cho các bản ghi không hợp lệ khi đến. Các đội ngũ sản phẩm nhận được dữ liệu sạch, có cấu trúc trong PIM để có thể bắt đầu làm giàu ngay lập tức, thay vì mất hàng giờ đầu tiên của mỗi lần ra mắt sản phẩm để chỉnh sửa định dạng xuất từ ERP.

Xuất bản Kênh

Một PIM không có khả năng xuất bản kênh được quản lý tập trung chỉ là một bảng tính tốt hơn. Gradion kết nối PIM với các giao diện cửa hàng trực tuyến – Shopware, Spryker, các giao diện API-first tùy chỉnh – với các kênh thị trường như Mirakl và Amazon, cũng như với các quy trình in ấn và PDF cho danh mục sản phẩm B2B. Mỗi kênh nhận được dữ liệu cần thiết theo định dạng yêu cầu, từ một nguồn duy nhất mà đội ngũ sản phẩm quản lý tập trung. Detlev Louis, một nhà bán lẻ phụ kiện xe máy với hơn 2.300 nhân viên, đã duy trì tính toàn vẹn của danh mục trên các thị trường quốc tế thông qua quá trình di chuyển dựa trên Spryker, giúp bảo toàn thứ hạng SEO và cho phép các cửa hàng ở quốc gia mới ra mắt trong 20 ngày. Sự ổn định trong quá trình di chuyển đó đến từ việc có một lớp dữ liệu được quản lý bên dưới giao diện cửa hàng, chứ không phải từ bản thân giao diện cửa hàng.

Quản lý Tài sản Kỹ thuật số

Việc quản lý hình ảnh, video và tài liệu sản phẩm bên ngoài hệ thống PIM tạo ra vấn đề phân mảnh tương tự như khi dữ liệu sản phẩm được quản lý trên bảng tính. Gradion tích hợp chức năng DAM (Quản lý Tài sản Kỹ thuật số) trực tiếp vào Pimcore – nền tảng hợp nhất PIM và DAM – hoặc thông qua một hệ thống DAM chuyên biệt được kết nối với quy trình làm việc của PIM. Các nhóm sản phẩm có thể quản lý dữ liệu có cấu trúc và tài sản kỹ thuật số trong một môi trường biên tập duy nhất. Tài sản được liên kết với hồ sơ sản phẩm, được kiểm soát phiên bản và phân phối đến các kênh đầu ra phù hợp mà không cần đóng gói thủ công cho từng kênh.

Quy trình Dịch thuật

Việc quản lý dịch thuật bằng cách sao chép-dán giữa bảng tính, email và hệ thống backend của cửa hàng trực tuyến không thể kiểm soát và không thể mở rộng quy mô vượt ra ngoài một thị trường duy nhất. Gradion triển khai các quy trình dịch thuật có cấu trúc ngay trong hệ thống PIM: nội dung gốc được khóa trong quá trình dịch, các nhiệm vụ dịch thuật được theo dõi, và các phiên bản đã dịch được xác thực theo các quy tắc hoàn chỉnh trước khi đủ điều kiện xuất bản. Kết quả là một quy trình lặp lại, có thể kiểm toán được, thay vì một loạt các giao việc tùy tiện giữa các nhóm.

Chất lượng và Xác thực Dữ liệu

Các cổng kiểm soát chất lượng ngăn chặn sản phẩm không đầy đủ hoặc không chính xác tiếp cận cửa hàng trực tuyến. Gradion triển khai tính năng chấm điểm hoàn chỉnh cho từng sản phẩm, các quy tắc xác thực thuộc tính để đảm bảo các trường bắt buộc và phạm vi giá trị cho phép, cùng với các công cụ chặn xuất bản để ngăn sản phẩm dưới ngưỡng xác định được đưa lên mạng. Đối với nhà bán lẻ đồ nội thất thiết kế hàng đầu Đức, một nhà bán lẻ nội thất thiết kế của Đức, tự động hóa quy trình đã giảm 70% công việc thủ công trong quy trình làm việc của nhà cung cấp và sản phẩm. Nguyên tắc này cũng áp dụng tương tự cho PIM: xác thực tự động phát hiện lỗi trước khi chúng lan truyền đến các kênh, thay vì sau khi khách hàng báo cáo thiếu thông số kỹ thuật hoặc chỉ mục tìm kiếm trả về kết quả trống.

Minh chứng trong Thực tế Vận hành

Một nhà phân phối thực phẩm và đồ uống Nhật Bản, vận hành mạng lưới phân phối toàn quốc, đã triển khai Pimcore MDM với Gradion để quản lý danh mục sản phẩm từ nhiều nhà bán buôn với định dạng không nhất quán. Thời gian đưa sản phẩm ra thị trường cho việc tích hợp nhà cung cấp mới đã giảm từ bốn tuần xuống còn một tuần. Công việc dữ liệu thủ công được giảm đáng kể, và công cụ quy trình làm việc được bản địa hóa đã tăng cường mức độ chấp nhận trong các nhóm nội dung nội bộ.

Detlev Louis đã di chuyển từ nền tảng cũ sang Spryker, với Gradion quản lý tích hợp dữ liệu và hiệu suất nền tảng. Thứ hạng SEO được duy trì trong suốt quá trình di chuyển, năm năm dữ liệu đánh giá của khách hàng được di chuyển mà không mất mát, và các cửa hàng quốc tế mới được ra mắt chỉ trong 20 ngày.

Kêu gọi Hành động

Hãy mô tả thách thức về dữ liệu sản phẩm của bạn. Chúng tôi sẽ đánh giá phạm vi triển khai PIM hoặc tích hợp cần thiết.