Nhà phân phối F&B Nhật Bản: Từ hỗn loạn dữ liệu đến nền tảng thương mại điện tử có khả năng mở rộng. Thời gian tiếp nhận nhà cung cấp giảm từ 4 tuần xuống còn 1 tuần.

Thách thức

Khi nền tảng thương mại điện tử của khách hàng mở rộng quy mô, phân mảnh dữ liệu trở thành vấn đề cấp bách nhất. Thông tin sản phẩm từ nhiều nhà bán buôn đổ về dưới các định dạng không tương thích, lược đồ khác nhau, quy ước đặt tên thiếu nhất quán và mức độ hoàn chỉnh không đồng đều. Không có một lớp dữ liệu chủ tập trung, các sai lệch lan rộng trên toàn bộ danh mục và cả vận hành hằng ngày. Chi phí nhân lực cũng tăng mạnh. Đội ngũ nội dung và vận hành phải dành quá nhiều thời gian để làm sạch, xác minh và đối soát dữ liệu sản phẩm thủ công trước khi có thể xuất bản. Cách làm đó còn chấp nhận được khi quy mô nhỏ; nhưng ở quy mô hiện tại, nó đã trở thành nút thắt trực tiếp cản trở việc kích hoạt nhà cung cấp nhanh hơn và phản ứng kịp với nhu cầu thị trường. Quản trị dữ liệu là một khoảng trống khác. Khi khối lượng vận hành tăng trên nhiều đơn vị kinh doanh và mối quan hệ nhà cung cấp, việc thiếu vai trò rõ ràng, luồng phê duyệt và cơ chế xác thực đã tạo ra lỗi và làm chậm cộng tác. Trong khi đó, các công cụ hiện có lại không được tối ưu cho quy trình làm việc bằng tiếng Nhật, khiến các đội ngũ biên tập nội bộ khó tiếp nhận và làm giàu dữ liệu sản phẩm hơn mức cần thiết. Bên dưới toàn bộ những vấn đề đó là một hạ tầng cũ, cứng và khó thích ứng, không còn theo kịp yêu cầu kinh doanh, từ đó trì hoãn việc triển khai tính năng mới và hạn chế năng lực mở rộng của nền tảng.

Giải pháp

Gradion tham gia với vai trò đối tác công nghệ chiến lược và cấu trúc chương trình thành bốn giai đoạn, kết hợp hiện đại hóa hạ tầng với việc triển khai đầy đủ hệ thống Quản lý Dữ liệu Chủ (MDM) bằng Pimcore, được tùy chỉnh theo môi trường vận hành của khách hàng. Giai đoạn đầu tập trung vào phần nền móng: kiểm toán bảo mật, đánh giá mức độ sẵn sàng DevOps và rà soát kiến trúc, nhằm thiết lập một cơ sở kỹ thuật có thể mở rộng trước khi đặt lớp dữ liệu lên trên. Ở giai đoạn hai, Gradion triển khai lõi MDM bằng Pimcore, thiết lập một lược đồ dữ liệu thống nhất và một “ngôn ngữ dữ liệu sản phẩm” dùng chung trên toàn bộ phòng ban và quan hệ nhà cung cấp. Đội ngũ xây dựng các pipeline nhập liệu tự động và tích hợp API để dữ liệu sản phẩm từ đối tác đi vào hệ thống theo cách có cấu trúc, nhất quán, thay vì phụ thuộc vào can thiệp thủ công. Quản trị dữ liệu cũng được chuẩn hóa thông qua phân quyền theo vai trò, logic loại bỏ trùng lặp, quy tắc xác thực và luồng phê duyệt. Hỗ trợ đầy đủ tiếng Nhật và tích hợp bản địa hóa cũng được đưa vào ngay trong hệ thống, xử lý trực tiếp khoảng trống về khả năng sử dụng từng làm chậm quá trình tiếp nhận nội bộ. Tại thời điểm tài liệu được ghi nhận, giai đoạn ba đang tối ưu UX cho đội ngũ nội dung, đặc biệt quanh quản lý asset và metadata trong Pimcore; giai đoạn bốn được lên kế hoạch cho tự động hóa bằng AI, phân tích nâng cao và mở rộng sang thêm đơn vị kinh doanh cùng nhóm nhà cung cấp mới.