Eure SaaS-Kosten wachsen schneller als euer Team.
Ein strukturiertes Audit eures SaaS-Stacks. Was kürzen, was neu verhandeln, was durch KI ersetzen. Priorisierte Maßnahmenliste mit Einsparungen pro Tool.
Lass uns reden
Die Situation
80-120 SaaS-Abonnements. Mindestens 20 % davon sind ungenutztes Potenzial.
Ein durchschnittliches mittelständisches Unternehmen bezahlt für 80-120 SaaS-Tools. Diese sammeln sich über Jahre an: Jemand meldet sich für eine Testversion an, diese wird zum Abonnement, und niemand prüft, ob das Tool noch genutzt wird. Die Finanzabteilung bezahlt die Rechnungen. Die IT prüft den Stack nicht. Der CTO weiß oft nicht einmal, dass die Hälfte der Tools existiert.
Das Ergebnis: 20-30 % der SaaS-Ausgaben sind entweder redundant, unzureichend genutzt oder sofort neu verhandelbar.
Der KI-Aspekt macht dies 2026 besonders dringlich.
Die SaaS-Konsolidierung ist seit Jahren eine Aufgabe der Finanzabteilung. Neu ist jedoch: Mehrere eurer Tools für 500 EUR/Monat könnten durch eine maßgeschneiderte KI-Lösung zu einem Bruchteil der jährlichen Kosten ersetzt werden. Die Einsparungen über drei Jahre bei KI-Ablösekandidaten betragen typischerweise das 5- bis 10-fache der Entwicklungskosten.
Kein internes Team findet die Zeit für diese Analyse. Die IT ist überlastet. Die Finanzabteilung hat nicht den technischen Kontext. Der CTO ist den Tools zu nahe, um objektiv zu kürzen.
Das leistet dieses Audit. Eine Woche. Ein Ergebnis. Klare Zahlen.
Was das Audit aufzeigt
Eine priorisierte SaaS-Maßnahmenliste in drei Kategorien.
Sofort kürzen: Tools ohne aktive Nutzer oder solche, die vollständig von einem anderen Tool dupliziert werden. Einsparungen beginnen am Tag der Kündigung.
Neu verhandeln: Verträge mit klaren Downgrade- oder Neuverhandlungsmöglichkeiten. Geschätzte Einsparungen pro Tool mit spezifischen Verhandlungsempfehlungen.
Durch KI ersetzen: Priorisierte Shortlist von Tools, bei denen maßgeschneiderte KI eine gleichwertige Funktionalität zu 20-80 % geringeren jährlichen Kosten bietet. Geschätzte Entwicklungskosten im Vergleich zu den Abonnement-Einsparungen über 3 Jahre.
Jede Empfehlung umfasst die aktuellen jährlichen Kosten, geschätzte Einsparungen, den Implementierungsaufwand und den empfohlenen nächsten Schritt.
Das Audit amortisiert sich, bevor ihr eine einzige Änderung umsetzt.
So funktioniert's
Inventarisierung
Vollständige SaaS-Abo-Inventarisierung: aktive Tools, Kosten, Vertragsdetails, Verlängerung, Nutzungsdaten. Quellen: Finanz-, Beschaffungs-, IT-Systeme.
Analyse
Redundanzanalyse, Nutzungsbewertung, Identifikation von KI-Ablösekandidaten. Jedes Tool wird hinsichtlich Nutzung, Überschneidungen, Vertragsflexibilität und KI-Ersetzbarkeit bewertet.
Ergebnispräsentation
Lieferung der priorisierten Maßnahmenliste. Gemeinsame Durchsicht mit CFO/CTO/COO. Spezifische Empfehlungen pro Tool mit geschätzten Einsparungen und nächsten Schritten.
Umfang
Was enthalten ist
Vollständige Inventarisierung aller SaaS-Abonnements im gesamten Unternehmen.
Nutzungsanalyse: bezahlte Lizenzen vs. genutzte Lizenzen, aktivierte Funktionen vs. verfügbare Funktionen.
Redundanzanalyse: Tools, die teamübergreifend dieselbe Aufgabe erfüllen.
Shortlist von KI-Ablösekandidaten mit geschätzten Entwicklungskosten im Vergleich zu den Abonnement-Einsparungen über 3 Jahre.
Bewertung des Verhandlungspotenzials für Verträge, die in den nächsten 6 Monaten zur Verlängerung anstehen.
Priorisierte Maßnahmenliste mit geschätzten Einsparungen pro Tool.
60-minütiges Abschlussgespräch mit CFO, CTO oder COO.
Was nicht enthalten ist
Anbieterverhandlungen in eurem Namen (Empfehlungen werden bereitgestellt, die Umsetzung liegt bei euch).
Kostenanalyse der Cloud-Infrastruktur (siehe Cloud-Kosten-Audit für AWS/GCP/Azure).
Implementierung von KI-Ablöselösungen (separat zu beauftragen).
Laufendes SaaS-Management oder -Monitoring.
Wer das Audit durchführt
Lars Strojny, Principal Consultant.
Lars bringt tiefgreifenden technischen Kontext in eine Kostenanalyse ein. Er versteht sowohl den geschäftlichen Wert jedes SaaS-Tools als auch die technische Machbarkeit, es durch maßgeschneiderte KI zu ersetzen. Das Audit ist keine reine Tabellenkalkulationsübung: Es ist eine strategische Bewertung eures Tool-Stacks, bei der die Wirtschaftlichkeit einer KI-Ablösung bereits berücksichtigt ist.
Diese Kombination aus Geschäfts- und Technologieperspektive verleiht unseren KI-Ersatzempfehlungen ihre Glaubwürdigkeit. Ein Finanzberater kann Verschwendung aufdecken. Gradion identifiziert nicht nur die Verschwendung, sondern konzipiert auch direkt die passende KI-gestützte Ersatzlösung.
Warum Gradion?
Wir identifizieren Verschwendung und entwickeln die passenden Ersatzlösungen.
Kein anderer Anbieter in diesem Preissegment bietet sowohl die Auditierung als auch die Entwicklung der KI-Lösung, die identifizierte Tools ersetzt. Das Auditergebnis ist direkt die Grundlage für die Implementierung.
Kein SaaS-Management-Tool. Ein Senior Consultant.
SaaS-Management-Plattformen (Zylo, Torii, Productiv) erfassen zwar die Nutzung, empfehlen aber keine konkreten Maßnahmen oder konzipieren KI-gestützte Ersatzlösungen. Ein generischer Kostenberater findet Verschwendung, kann jedoch die Machbarkeit von KI-Lösungen nicht bewerten. Gradion leistet beides.
6.000 EUR vs. 30.000 EUR+ von einer Großberatung.
Einkaufsprüfungen großer Beratungsfirmen beginnen bei 30.000 EUR und dauern 8 Wochen. Gradion liefert in 1 Woche für 6.000 EUR. Denn erfahrene Ingenieure und KI-Tools ermöglichen eine schnellere Umsetzung – ohne Kompromisse bei der Qualität.
SaaS-Kosten-Audit
Festpreis. Keine Überraschungen. Keine versteckten Kosten.
Standard
Umfassendes SaaS-Stack-Audit: Abonnement-Inventur, Redundanzanalyse, KI-Ersatzkandidaten, priorisierte Maßnahmenliste mit Kosteneinsparungsschätzungen. 1 Woche.
- Vollständige SaaS-Abonnement-Inventur
- Nutzungs- und Redundanzanalyse
- Shortlist von KI-Ersatzkandidaten mit geschätzten Entwicklungskosten
- Bewertung der Verhandlungshebel
- Priorisierte Maßnahmenliste mit Einsparungen pro Tool
- 60-minütiges Debriefing-Gespräch
Häufige Fragen
Worin unterscheidet sich dies vom Cloud Cost Audit?
Das SaaS-Kosten-Audit deckt euren Business-Tool-Stack ab: Slack, HubSpot, Zendesk, Jira, Spesen-Tools, HR-Tools, Reporting-Tools. Das Cloud Cost Audit befasst sich mit der Infrastruktur: AWS, GCP, Azure Compute, Storage, CI/CD-Pipelines. Unterschiedliche Schwerpunkte, unterschiedliche Ansprechpartner, aber komplementär. Die Durchführung beider Audits liefert euch das vollständige Kostenbild.
Verhandelt Gradion für uns mit Anbietern?
Nein. Wir liefern konkrete Empfehlungen für Neuverhandlungen mit geschätzten Einsparungen und Argumentationshilfen. Ihr Einkaufs- oder Finanzteam führt die Verhandlungen durch. Die meisten Kunden bevorzugen dies, da sie ihre Anbieterbeziehungen besser kennen als wir.
Welche Daten werden benötigt?
Eine Liste Ihrer SaaS-Abonnements mit den jeweiligen Kosten (typischerweise von der Finanz- oder Einkaufsabteilung). Zugang zu Nutzungsdaten, sofern verfügbar (Admin-Dashboards, Sitzplatzanzahl). Ein 60-minütiger Kickoff-Call mit der Person, die den Tool-Stack verwaltet. Die meisten Unternehmen können diese Informationen innerhalb von 1-2 Tagen bereitstellen.
Wie schnell realisieren sich die Einsparungen?
Einsparungen der Stufe 1 (sofortige Kürzung) beginnen am Tag der Kündigung ungenutzter Abonnements. Einsparungen der Stufe 2 (Neuverhandlung) hängen vom Zeitpunkt der Vertragsverlängerung ab, typischerweise 1-6 Monate. Einsparungen der Stufe 3 (KI-Ersatz) erfordern ein Entwicklungsprojekt, typischerweise 4-12 Wochen. Die meisten Kunden amortisieren die Audit-Gebühr bereits im ersten Monat allein durch die Kürzungen der Stufe 1.
Vom Audit zur Produktivsetzung
Das SaaS-Kosten-Audit mündet direkt in drei Folgepfade.
Entwicklung eines KI-Ersatzes: Beauftragen Sie Gradion mit der Entwicklung einer maßgeschneiderten KI-Lösung, die die identifizierten Tools ersetzt. Dies ist der häufigste Folgeauftrag. Das Auditergebnis ist die Grundlage für das Entwicklungsprojekt, wobei der ROI bereits quantifiziert ist.
KI-Prozess-Audit: Wenn das Audit Prozessineffizienzen aufdeckt, die über die Tool-Nutzung hinausgehen, ist dies der natürliche nächste Schritt. Zuerst die Verschwendung identifizieren, dann die KI-Potenziale erschließen.
Engineering-Retainer: Für Kunden mit mehreren Ersatzkandidaten ein phasenweises Entwicklungsprogramm, das direkt auf den Audit-Ergebnissen basiert.
Keine Verpflichtung zur Fortsetzung. Das Audit ist ein eigenständiges, wertvolles Ergebnis.
SaaS-Kosten-Audit: 6.000 EUR
Festpreis. 1 Woche. Füllen Sie das Formular aus, und wir bestätigen Verfügbarkeit und Umfang innerhalb von 48 Stunden.
- Unverbindlich. Kein Verkaufsgespräch.
- Antwort innerhalb von 48 Stunden.
- Senior-Experten, keine Junior-Analysten.