Khoảng cách vận hành lộ rõ khi doanh nghiệp tăng trưởng

Việc quản lý đội xe cho thuê bằng bảng tính sẽ hoàn toàn khác biệt khi quy mô tăng lên. Với 50 xe, người quản lý kho có thể dễ dàng theo dõi tình trạng sẵn sàng của xe qua trí nhớ và các cuộc gọi. Nhưng khi lên đến 500 xe, cách tiếp cận này sẽ dẫn đến tình trạng đặt trùng, xe nằm chờ, bảo trì thiếu chính xác và doanh thu không thể đo lường đúng đắn do việc sử dụng chỉ được ước tính thay vì ghi nhận thực tế. Khoảng cách giữa quy mô hoạt động hiện tại của doanh nghiệp và các hệ thống cũ kỹ từ thời kỳ nhỏ hơn chính là nơi lợi nhuận bị thất thoát.

Các nhà điều hành đội xe trong lĩnh vực di động, cho thuê xe cắm trại, chia sẻ xe và cho thuê thiết bị đều gặp phải tình trạng này khi mở rộng quy mô, với những dấu hiệu chung như sau: - Tình trạng sẵn sàng của xe nằm trong một hệ thống không kết nối thời gian thực với công cụ đặt chỗ. - Lịch bảo trì dựa trên ước tính thời gian thay vì số km thực tế. - Hồ sơ hư hỏng chỉ là giấy tờ hoặc ảnh chụp lưu trữ rời rạc. - Doanh thu trên mỗi tài sản/ngày là một con số không thể trích xuất chính xác nếu không có thao tác thủ công trên bảng tính. Gradion xây dựng các hệ thống giúp thu hẹp khoảng cách này.

Một trong những khách hàng di động lâu năm nhất của Gradion là công ty cho thuê xe hàng đầu tại Đức. Mối quan hệ đối tác này bao gồm nhiều dự án nền tảng và công cụ trong toàn bộ lớp vận hành cho thuê – từ các hệ thống nội bộ, quy trình đặt chỗ dành cho khách hàng, công cụ vận hành đội xe, đến việc tích hợp giữa các kho và thị trường. Ở quy mô này, giải pháp di động không chỉ là một hệ thống đơn lẻ mà là một danh mục các nền tảng liên kết chặt chẽ. Kỷ luật kỹ thuật chính là đảm bảo sự nhất quán của chúng khi doanh nghiệp liên tục thay đổi.

Những gì chúng tôi cung cấp

Hệ thống quản lý đội xe và đăng ký tài sản

Nền tảng cốt lõi là một hồ sơ chính xác, cập nhật theo thời gian thực về mọi tài sản, bao gồm vị trí, tình trạng, trạng thái sẵn sàng, kho được chỉ định và lịch sử bảo trì. Gradion xây dựng các hệ thống quản lý đội xe với sổ đăng ký tài sản có cấu trúc, theo dõi vị trí trực tiếp qua tích hợp GPS và viễn thông (bao gồm CAN bus, OBD-II và các thiết bị IoT tùy chỉnh), cảnh báo hàng rào địa lý (geofencing) và phân tích mức độ sử dụng giúp thay thế ước tính bằng đo lường thực tế.

roadsurfer – nhà điều hành cho thuê xe cắm trại lớn nhất châu Âu – cần thay thế nền tảng cũ đã trở thành rào cản cho sự tăng trưởng. Gradion đã tái xây dựng hệ thống đặt chỗ và vận hành chỉ trong 20 ngày. Nền tảng mới đã giúp tăng gấp đôi số lượng đặt chỗ và doanh thu trong năm đầu tiên sau khi ra mắt, đồng thời hỗ trợ mở rộng quy mô đội xe lên 40%. Giao diện đặt chỗ dành cho khách hàng hỗ trợ 8 ngôn ngữ và 7 loại tiền tệ, phục vụ cơ sở khách hàng đa khu vực của roadsurfer trên khắp châu Âu.

Tích hợp đặt chỗ và vận hành

Tình trạng sẵn sàng của đội xe và công cụ đặt chỗ cần phải đồng bộ hóa thông tin theo thời gian thực. Nếu không, sẽ dẫn đến tình trạng đặt trùng, các cuộc gọi đối chiếu thủ công và khách hàng bị từ chối sử dụng xe mà hệ thống tưởng chừng có sẵn. Gradion kết nối lớp quản lý đội xe với hệ thống đặt chỗ theo thời gian thực: tình trạng sẵn sàng của xe phản ánh đúng trạng thái hiện tại, không phải dữ liệu cũ từ nhiều giờ trước. Quy trình bàn giao đặt chỗ bao gồm toàn bộ luồng công việc – từ kiểm tra nhận và trả xe, ghi nhận hư hỏng bằng hình ảnh, ghi lại mức nhiên liệu, đến quy trình ký xác nhận của khách hàng – được cấu trúc để nhân viên hiện trường có thể thực hiện trực tiếp trên máy tính bảng tại kho, thay vì phải quay về thiết bị đầu cuối văn phòng.

Quy trình bảo trì và kiểm tra

Bảo trì phòng ngừa theo lịch chỉ là một phương pháp ước tính. Bảo trì được kích hoạt dựa trên số km thực tế, giờ hoạt động của động cơ hoặc cảnh báo từ hệ thống viễn thông mới là hoạt động vận hành hiệu quả. Gradion xây dựng các hệ thống quy trình bảo trì tự động kích hoạt các hành động lên lịch từ dữ liệu xe thực tế: khoảng thời gian bảo dưỡng dựa trên số km công tơ mét ghi nhận, danh sách kiểm tra khi xe được trả về, theo dõi hư hỏng với tài liệu ảnh liên kết với tài sản và hồ sơ thuê cụ thể, và tích hợp với các hệ thống quản lý xưởng để xe di chuyển từ trạng thái cần xử lý đến lên lịch và hoàn tất mà không cần phối hợp thủ công giữa kho và xưởng.

Các danh mục kiểm tra được cấu trúc rõ ràng, không phải dạng tự do – bao gồm các trường về tình trạng, đánh dấu hư hỏng trên sơ đồ xe, và yêu cầu xác nhận bắt buộc trước khi bàn giao xe. Điều này đảm bảo dữ liệu thu thập được tại thời điểm bàn giao có thể sử dụng hiệu quả cho các yêu cầu bảo hiểm, theo dõi chi phí và giải quyết tranh chấp hư hỏng, thay vì chỉ lưu trữ rồi bị lãng quên.

Tích hợp Telematics và IoT

Các đội xe hiện đại tạo ra lượng lớn dữ liệu cấp độ phương tiện mà hầu hết các nhà điều hành chưa khai thác. Gradion tích hợp các luồng dữ liệu từ giao diện CAN bus và OBD-II, các thiết bị telematics của bên thứ ba, và các hệ thống IoT tùy chỉnh để đưa dữ liệu định vị thời gian thực, chẩn đoán động cơ và hành vi lái xe vào lớp vận hành đội xe. Cảnh báo hàng rào địa lý (geofencing) thông báo cho bộ phận vận hành khi một phương tiện rời khỏi khu vực đã định. Dữ liệu quãng đường di chuyển được đưa trực tiếp vào lịch trình bảo trì. Dữ liệu vị trí được tích hợp vào chế độ xem tình trạng sẵn có và điều phối. Lớp tích hợp được xây dựng để xử lý sự đa dạng về phần cứng và định dạng dữ liệu trên một đội xe hỗn hợp.

Định giá động và quản lý doanh thu

Tỷ lệ sử dụng là biến số cốt lõi trong kinh tế cho thuê. Khi tỷ lệ sử dụng cao và gần đạt công suất tối đa, doanh thu trên mỗi đơn vị sẵn có nên tăng. Khi tỷ lệ sử dụng thấp, chính sách giá khuyến mãi hoặc điều khoản linh hoạt có thể giúp thu hồi các lượt đặt chỗ có nguy cơ bị mất. Gradion xây dựng các tích hợp công cụ định giá, sử dụng dữ liệu về tỷ lệ sử dụng đội xe theo loại phương tiện, kho bãi và khoảng thời gian, cùng với tín hiệu nhu cầu và mô hình theo mùa, để đưa ra các quy tắc định giá mà công cụ đặt chỗ áp dụng tại thời điểm tìm kiếm. Giao diện cấu hình cho phép các nhà quản lý doanh thu điều chỉnh các thông số mà không cần sự can thiệp của kỹ sư.

Bảng điều khiển vận hành và quản lý đa kho bãi

Các nhà điều hành đội xe với nhiều kho bãi trên các thị trường khác nhau cần một cái nhìn vận hành tổng thể, không phải riêng lẻ cho từng địa điểm. Gradion xây dựng các bảng điều khiển vận hành tổng hợp tỷ lệ sử dụng theo kho bãi, loại phương tiện và khoảng thời gian; theo dõi chi phí bảo trì trên mỗi tài sản; tính toán doanh thu trên mỗi ngày tài sản; và hiển thị các phương tiện sắp đến ngưỡng bảo dưỡng. Đối với các hoạt động đa khu vực với các yêu cầu pháp lý và tiền tệ khác nhau, hệ thống xử lý sự khác biệt về mặt pháp lý mà không buộc nhà điều hành phải chạy các nền tảng riêng biệt cho từng quốc gia. Nền tảng 8 ngôn ngữ, 7 loại tiền tệ của roadsurfer là một ví dụ thực tế về cách triển khai này. Đối với công ty cho thuê xe hàng đầu của Đức, yêu cầu quản lý đa kho bãi và đa thị trường tương tự cũng được áp dụng trên quy mô đội xe lớn hơn đáng kể, trải dài khắp mạng lưới trạm quốc tế.

Hiệu quả trong vận hành

roadsurfer tìm đến Gradion khi nền tảng đặt chỗ và vận hành cũ đã trở thành rào cản cho sự phát triển. Hệ thống thay thế – bao gồm đặt chỗ của khách hàng, quản lý đội xe back-office, di chuyển dữ liệu cũ và triển khai quy trình CI/CD – đã được ra mắt chỉ trong 20 ngày. Trong năm đầu tiên sau khi ra mắt, roadsurfer đã tăng gấp đôi cả số lượt đặt chỗ và doanh thu, đồng thời mở rộng đội xe thêm 40%. Nền tảng này hoạt động trên mạng lưới châu Âu của roadsurfer với 8 ngôn ngữ, xử lý thanh toán bằng 7 loại tiền tệ. Quan hệ đối tác bắt đầu từ năm 2019 và các kỹ sư của Gradion vẫn tiếp tục làm việc chặt chẽ trong đội ngũ của roadsurfer.

Gradion đã triển khai nhiều dự án nền tảng và công cụ cho công ty cho thuê xe hàng đầu của Đức, bao gồm các hoạt động đội xe, hệ thống nội bộ và hạ tầng đặt chỗ dành cho khách hàng. Phạm vi công việc trải dài từ việc tích hợp các nhóm tính năng riêng lẻ vào tổ chức phát triển của khách hàng cho đến việc xây dựng các nền tảng độc lập, hoàn chỉnh từ đầu đến cuối.

Kêu gọi hành động

Hãy mô tả quy mô đội xe, mô hình vận hành và những hạn chế hiện tại của bạn. Chúng tôi sẽ phác thảo kiến trúc nền tảng phù hợp.