Tập đoàn hàng đầu về công nghệ an toàn công nghiệp: Gỡ nút thắt chuyển đổi số bán hàng bằng đồng thuận liên phòng ban và xây dựng yêu cầu có cấu trúc. Sẵn sàng cho đấu thầu chỉ sau một đợt làm việc

Thách thức

Thế mạnh vượt trội về kỹ thuật và các hệ thống an toàn vật lý của doanh nghiệp không đi cùng mức độ trưởng thành tương xứng ở các năng lực số hướng tới khách hàng, đặc biệt trong quy trình bán hàng. Khi các đối thủ có năng lực số tốt hơn và các khách hàng B2B ngày càng kỳ vọng cao vào giao dịch trực tuyến, doanh nghiệp nhận ra hệ thống bán hàng hiện tại không còn phù hợp với thị trường hiện đại. Vì vậy, tổ chức đã khởi động một sáng kiến số hóa quy mô rộng hơn. Nhưng thúc đẩy chuyển đổi trong một tổ chức sản xuất phức tạp, đậm đặc tính kỹ thuật và có cấu trúc nhiều tầng không đơn thuần là bài toán phần mềm, mà là bài toán đồng thuận. Trước khi bất kỳ triển khai công nghệ nào có thể bắt đầu, doanh nghiệp phải giải quyết ba thách thức liên kết chặt chẽ với nhau. Thứ nhất, định hướng chưa thống nhất: các nhóm kỹ thuật, bán hàng và kinh doanh có cách hiểu khác nhau về những gì chuyển đổi số đòi hỏi, cũng như những ưu tiên khác nhau về thứ tự cần xây dựng. Khi chưa có một tầm nhìn chung, ngay cả những cuộc thảo luận công nghệ với thiện chí cũng dễ tạo ra ma sát hơn là tiến triển. Thứ hai, chưa có ngôn ngữ chung cho yêu cầu: doanh nghiệp thiếu một khuôn khổ thống nhất để chuyển hóa mục tiêu kinh doanh và nhu cầu kỹ thuật thành định dạng mà cả nhà cung cấp bên ngoài lẫn các bên liên quan nội bộ đều có thể sử dụng. Các nhóm gặp khó khăn trong việc diễn đạt rõ mình cần gì và vì sao, khiến phạm vi giải pháp trở nên mơ hồ ngay từ giai đoạn đầu — cũng là giai đoạn quan trọng nhất. Thứ ba, mức độ sẵn sàng số còn lạc hậu: hạ tầng bán hàng hiện tại chưa đủ nền tảng để hỗ trợ một định hướng thương mại điện tử hiện đại. Để cạnh tranh trong một thị trường được thúc đẩy bởi công nghệ số, doanh nghiệp cần nhìn lại từ gốc cả quy trình lẫn năng lực, và cần chuyên môn bên ngoài để xác định phạm vi cũng như đặt vấn đề đúng bối cảnh.

Giải pháp

Gradion tham gia dự án không phải với vai trò đơn vị triển khai, mà là bên kiến tạo sự rõ ràng, kết hợp điều phối các bên liên quan theo cách có cấu trúc với quy trình xây dựng yêu cầu chặt chẽ để tạo nền tảng cho giai đoạn triển khai sau đó. Workshop đồng thuận các bên liên quan: Gradion quy tụ các nhóm liên chức năng từ kỹ thuật, bán hàng, sản phẩm và vận hành để xây dựng nhận thức chung về các ưu tiên số hóa của khách hàng. Các buổi làm việc này được thiết kế để sớm bóc tách những giả định xung đột, lấp đầy các khoảng trống về định nghĩa và hình thành một ngôn ngữ chung cho sáng kiến số hóa. Kết quả là một định hướng thống nhất mà các bộ phận trước đây vận hành rời rạc đều có thể cùng cam kết. Danh mục yêu cầu có cấu trúc: Kết quả từ các buổi đồng thuận được chuyển thành một tài liệu yêu cầu toàn diện, được các nhóm liên quan cùng xác minh. Tài liệu này tổng hợp thông số kỹ thuật, mục tiêu kinh doanh và nhu cầu vận hành theo định dạng có thể dùng trực tiếp khi làm việc với nhà cung cấp bên ngoài. Nó trở thành nền tảng cho quy trình đấu thầu tiếp theo, vừa cung cấp cho nhà cung cấp một brief rõ ràng, vừa tạo cho nội bộ một điểm tham chiếu chung. Nâng cao năng lực và chuyển giao thực tiễn tốt nhất: Bên cạnh việc bàn giao tài liệu, Gradion còn tổ chức các buổi hướng dẫn cho đội ngũ nội bộ của tập đoàn. Các buổi này bao gồm xu hướng số hóa đặc thù của lĩnh vực tự động hóa công nghiệp và hệ thống an toàn, đưa vào những mô hình đã được kiểm chứng từ các chương trình chuyển đổi tương tự, đồng thời giúp đội ngũ của khách hàng đủ tự tin để đánh giá đề xuất của nhà cung cấp và quản lý các giai đoạn triển khai tiếp theo.