Eine deutsche Sicherheitstechnikgruppe schafft durch strukturierte Abstimmung und einen Anforderungskatalog die Grundlage für ihre digitale Vertriebstransformation.

Die Herausforderung

Die technische Exzellenz des Unternehmens bei physischen Sicherheitssystemen fand keine Entsprechung auf der kundenseitigen digitalen Seite, insbesondere im Vertriebsprozess. Digital aufgestellte Wettbewerber und anspruchsvolle B2B-Einkäufer erhöhten die Erwartungen an Online-Transaktionen, und es wurde deutlich, dass das bestehende Vertriebssystem nicht für den heutigen Markt ausgelegt war. Bevor eine technische Umsetzung überhaupt beginnen konnte, mussten drei miteinander verknüpfte Herausforderungen gelöst werden. Erstens fehlte eine gemeinsame Richtung: Entwicklung, Vertrieb und die Geschäftsbereiche hatten unterschiedliche Vorstellungen davon, was die digitale Transformation erforderte, und setzten unterschiedliche Prioritäten. Zweitens fehlte eine gemeinsame Sprache für Anforderungen: Es gab keinen einheitlichen Rahmen, um Geschäftsziele und technische Bedürfnisse so zu übersetzen, dass externe Anbieter und interne Beteiligte damit arbeiten konnten. Drittens war die digitale Ausgangslage veraltet: Die bestehende Vertriebsinfrastruktur unterstützte keine moderne E-Commerce-Ausrichtung, und Prozesse wie Fähigkeiten mussten grundlegend neu durchdacht werden.

Der Ansatz

Gradion trat in das Engagement nicht als Umsetzer, sondern als Vermittler von Klarheit ein und verband strukturierte Einbindung der Beteiligten mit sorgfältiger Anforderungsanalyse. In Workshops zur Abstimmung brachte Gradion funktionsübergreifende Teams aus Entwicklung, Vertrieb, Produkt und Betrieb zusammen, um ein gemeinsames Verständnis der digitalen Prioritäten aufzubauen. Die Sitzungen waren so aufgebaut, dass widersprüchliche Annahmen früh sichtbar wurden, Definitionslücken geschlossen wurden und ein gemeinsames Vokabular für die digitale Initiative entstand. Die Ergebnisse der Abstimmungssitzungen wurden anschließend in einen umfassenden, teamübergreifend verifizierten Anforderungskatalog übersetzt, der technische Spezifikationen, Geschäftsziele und operative Bedürfnisse in einer Form erfasste, die direkt für die Einbindung externer Anbieter nutzbar war. Dieser Katalog wurde zum zentralen Dokument für den anschließenden Ausschreibungsprozess und lieferte Anbietern ein klares Briefing sowie internen Beteiligten einen gemeinsamen Bezugspunkt. Über die Dokumentation hinaus führte Gradion begleitete Enablement-Sitzungen für die internen Teams durch, die digitale Trends für die Branche der industriellen Automatisierung und Sicherheitssysteme behandelten, erprobte Vorgehensweisen aus vergleichbaren Transformationen einbrachten und die Teams befähigten, Anbieterangebote zu bewerten und die nachfolgenden Umsetzungsphasen zu steuern.