Công ty Digital Chiến lược: Hợp tác kỹ thuật giúp duy trì đà tăng trưởng trong bối cảnh thị trường chậm lại hậu COVID.

Thách thức

Sự bùng nổ thương mại điện tử đầu những năm 2020 đã không kéo dài. Khi điều kiện thị trường hậu COVID trở lại bình thường, chi tiêu digital chậm lại và ngân sách của các nhà bán lẻ bị thắt chặt. Đối với công ty, điều này đồng nghĩa với một môi trường khó khăn hơn trong việc tìm kiếm khách hàng mới và duy trì dòng dự án ổn định. Đây chính là thời điểm công ty cần sự ổn định trong vận hành để bảo vệ đội ngũ và vị thế thị trường của mình. Một số áp lực vận hành đồng thời xuất hiện. Khối lượng công việc đến giảm khiến việc đảm bảo công việc nhất quán, có ý nghĩa cho các đối tác phát triển bên ngoài trở nên khó khăn hơn. Sự chênh lệch múi giờ giữa khách hàng và đội ngũ Gradion đã tạo ra những khoảng trống trong giao tiếp. Việc lệch múi giờ vài tiếng đồng hồ khiến các vòng phản hồi bị chậm trễ, và những quyết định lẽ ra chỉ mất vài giờ lại kéo dài thành nhiều ngày. Ngoài vấn đề về lịch trình, còn có các vấn đề về xác định phạm vi. Các bản tóm tắt dự án không rõ ràng dẫn đến việc phải làm lại. Các nhà phát triển của Gradion có năng lực kỹ thuật nhưng cần được tích hợp rõ ràng hơn vào quy trình làm việc của công ty để đạt hiệu quả tối đa. Thách thức không phải là năng lực, mà là sự đồng bộ trong vận hành trong một môi trường vốn đã chịu áp lực từ các yếu tố thị trường bên ngoài. Khách hàng cần mối quan hệ đối tác này hoạt động hiệu quả hơn, không chỉ đơn thuần là cung cấp mã, mà còn phải đóng vai trò là một phần mở rộng phối hợp chặt chẽ của đội ngũ nội bộ, ngay cả khi khối lượng công việc biến động và biên lợi nhuận bị thắt chặt.

Giải pháp

Thay vì tái cấu trúc toàn bộ dự án, Gradion và agency đã tập trung vào các điều chỉnh vận hành có mục tiêu, mang lại hiệu quả tích lũy theo thời gian. Logic dẫn dắt là tạo ra quy trình tốt hơn, giảm thiểu ma sát và để chất lượng hợp tác tự nói lên giá trị trên thị trường. Đòn bẩy đầu tiên là hỗ trợ quản lý dự án. Gradion đã triển khai một PM chuyên trách để tăng cường giao tiếp, siết chặt định nghĩa phạm vi trước khi công việc bắt đầu và dẫn dắt các sprint theo đúng thời hạn và ngân sách hạn chế. Thay đổi đơn lẻ này đã giảm đáng kể công việc làm lại, vì các bản tóm tắt rõ ràng hơn giúp các nhà phát triển dành ít thời gian hơn để điều chỉnh và nhiều thời gian hơn để hoàn thành sản phẩm. Đòn bẩy thứ hai là lập lịch trình. Các cuộc họp được chuyển sang đầu giờ chiều (giờ Châu Âu) để tạo ra một khoảng thời gian trùng lặp đáng kể với đội ngũ Gradion. Các “giờ im lặng” trước đây đã làm đình trệ các vòng phản hồi không đồng bộ đã được rút ngắn, và phản hồi đến kịp thời để được xử lý trong cùng ngày làm việc. Đòn bẩy thứ ba là lập kế hoạch khối lượng công việc. Các buổi họp điều chỉnh liên nhóm thường xuyên đảm bảo rằng các nhà phát triển của Gradion luôn được tham gia và sử dụng tối đa, ngay cả khi quy trình dự án của khách hàng biến động. Thay vì để lại khoảng trống năng lực giữa các dự án, cả hai đội đã chủ động lập kế hoạch để sắp xếp công việc một cách có chủ đích. Điều quan trọng là Gradion đã triển khai các nhà phát triển chuyên về Shopware, chứ không phải những người đa năng được điều chuyển sang nền tảng này. Sự phù hợp về kỹ thuật này đã giảm thiểu chi phí khởi tạo thông thường trong bối cảnh agency và củng cố định vị thị trường sắc bén hơn của agency xung quanh hệ sinh thái Shopware. Trong một thị trường nhạy cảm về ngân sách, chuyên môn hóa là một tín hiệu cạnh tranh, và việc có một đối tác triển khai đáng tin cậy, thông thạo Shopware đã làm cho tín hiệu đó mạnh mẽ hơn.